Yleistä Linearin pakotelistatarkastuksesta
Pakotelistat päivittyvät jatkuvasti, osa päivittäin ja osa viikottain. Näin ollen asiakas voi päätyä pakotelistalle myös kesken toimeksiannon. Mallimme varmistaa, että välittäjä saa tiedon viipymättä tilanteesta, jossa asiakas joutuu pakote- tai jäädytyslistalle kesken toimeksiannon. Linear ei veloita tehtävistä tarkistuksista asiakaskohtaisesti, vaan veloitus on kiinteä ja kohdekohtainen 2 € / per aktiivinen toimeksianto / kk.
Tarkastustoiminnon aktivointi
Yrityksen Ylläpitäjä-tunnuksilla pääsee Yrityksen asetuksiin, jossa Integraatio -välilehdeltä löytyy pakotelistatarkistuksen aktivointi / deaktivointi.
Tarkastukseen tarvittavat tiedot
Kun toiminto on aktivoitu, voi välitystyötä tehdä huoletta, sillä kaikkiin aktiivisiin toimeksiantoihin kytkeytyvät henkilöt ja yritykset (ml. kuolinpesän osakkaat, yrityksen yhteyshenkilöt ja tosiasialliset edunsaajat) tarkastetaan automaattisesti. Tarkastus edellyttää, että asiakasrekisteristä (CRM) löytyy seuraavaat tiedot asiakkaasta:
- henkilön / yrityksen nimi
- ensisijainen kansallisuus
- henkilötunnus (syntymäaika) / yrityksen Y-tunnus
- asuinmaa / yrityksen rekisteröintimaa
- katuosoite
- postinumero
- postitoimipaikka
Mikäli jokin tieto puuttuu, tulee siitä ilmoitus asiakaskortille.
Lisäksi välittäjä saa tiedon puuttuvista tiedoista sähköpostitse.
Tarkastuksen aktivointi
Uuden henkilön tarkastus aktivoituu silloin, kun toimeksianto tai ostotarjous kuitataan valmiiksi allekirjoituksia varten.
Jokaiselle uudelle henkilölle tehdään aluksi välitön tarkastus, joka ilmottaa sen hetkisen tilanteen ja näyttää sen CRM;ssä asiakaskortilla.
a) Henkilö ei ole pakotelistalla
Tarkastupäivän takaa löytyvästä linkistä näkyy tarkastushistoria
b) Henkilö on mahdollisesti pakotelistalla
Ja linkistä pääse toimintaohjeisiin
Kaupantekovälilehdellä näkyy keskitetysti ostarjouksen tekijöiden tarkastukset. Listan kärkeen nousee mahdolliset pakotelistalta löytyneet henkilöt, sekä henkilöt joiden CRM -tiedot ovat puutteelliset luotettavan tarkastuksen aikaansaamiseksi. Muuten lista on aakkosjärjestyksessä.
Nuolen kärkeä klikkaamalla saa henkilön tarkastuksesta lisätietoja.
Välittömän tarkastuksen jälkeen henkilö siirtyy säännölliseen monitorointiin, joka seuraa pakotelistoihin tulleita muutoksia.
Manuaalinen tarkastus
Järjestelmän ilmoittaessa asiakkaan olevan mahdollisesti pakotelistalla tulee välittäjän tehdä siitä ilmoitus Helsingin ulosottovirastolle tai tarkistaa muuta kautta todellinen tilanne. Manuaalitarkastuksia voi kirjata sitä varten olevalle lomakkeelle, joka löytyy CRM:n asiakaskortilta, sekä ostotarjouksen pakotetarkastuslistasta kyseisen henkilön kohdalta (kts. kuva ylhäällä).
Manuaalitarkastuksen jälkeen henkilö jää monitorointiin ja jos myöhemmin pakotelistoille ilmestyisi tähän henkilöön kohdistuva epäily, tulisi siitä huomautus järjestelmään.
Tarkastusten jatkuvuus
Tarkastuksia tehdään toimeksiantoon liittyville henkilöille kuukausittain (laskutusjakso), edellyttäen että toimeksianto on voimassa.
Asiakkaan toimeksiannon tai ostotarjouksen ei tarvitse olla allekirjoitettu: tarkastus käynnistyy heti, kun toimeksianto tai ostotarjous on merkitty valmiiksi allekirjoituksia varten (lähettämistä allekirjoitettavaksi ei edellytetä).
Automaattiset pakotetarkastukset ja niiden monitorointi jatkuvat kohteen osalta siihen asti, kunnes kohteen tila on jokin seuraavista:
- Myyty
- Vuokrattu
- Varattu JA kaupantekopäivämäärä on toteutunut Kaupanselvityksellä
- Toimeksianto päättynyt
- Toimeksianto vanhentunut
- Toimeksianto irtisanottu
- Keskeneräinen
- Kopioitu
- Poistettu
- Lukittu
Esimerkiksi, jos toimeksianto päättyy sen vanhennuttua, monitorointi jatkuu vielä laskutusjakson loppuun saakka.
Huom: Jos toimeksianto on päättynyt ja monitorointeja ei enää tarvitse jatkaa, muistathan tarkistaa ja tarvittaessa päivittää kohteen tilan käsin Yhteenveto-välilehdeltä johonkin yllä mainituista vaihtoehdoista.
Kustannus
Pakotelistatarkastusta aktivoitaessa järjestelmä ilmoittaa sen hetkisten aktiivisten allekirjoitettujen toimeksiantojen lukumäärän ja arvion sen hetkisistä kustannuksista:
Jokainen toimeksianto sisältää 30 kpl välittömiä tarkastuksia ja näiden henkilöiden jatkuvan päivittäisen monitoroinnin (= 30 tarkastettavaa oikeustoimihenkilöä). Mikäli henkilön tiedot ovat puutteelliset (puuttuva kansallisuus tai maa), ei välitöntä tarkastusta voi suorittaa.
Kun toimeksiannolla alkaa lähestyä 30 toteutunutta välitöntä tarkastusta, ilmoittaa järjestelmä siitä ja tarjoaa ostettavaksi uutta kolmenkymmenen (30) välittömän tarkastettavan pakettia. 30 kappaleen pakettia eivät vähennä henkilöt, jotka ovat jo monitoroinnissa toisen toimeksiannon puitteissa.
Pakotelistatarkastukset laskutetaan kuukausittain muun Linear-laskutuksen yhteydessä. Laskulla on eritelty tarkastuksessa olleet toimeksiannot ja vastuuvälittäjä. Laskutus kohdistuu sille kuukaudelle, jolloin tarkastus on alkanut ja laskutusjakso kattaa tästä päivästä eteenpäin tarkastukset seuraavat 30 päivää.
Huom: Jotta vältyt turhilta kustannuksilta välittömistä pakotetarkastuksista, muistathan tarkistaa ja tarvittaessa päivittää kohteen tilan käsin Yhteenveto-välilehdeltä johonkin ylempänä mainituista vaihtoehdoista.
Palvelun käyttöehdot
Linearin (Palveluntarjoaja) automatisoidun pakotetarkastuspalvelun (Palvelu) käyttö edellyttää näiden käyttöehtojen hyväksymistä. Aktivoimalla Palvelun käyttäjä (Asiakas) vakuuttaa tutustuneensa käyttöehtoihin ja hyväksyy ne.
1. Palvelun kuvaus
1.1 Palvelussa Asiakas voi tarkistaa, esiintyykö tietty henkilö tai organisaatio pakotelistoilla.
1.2 Palvelu perustuu kolmansien osapuolten tietolähteisiin, eikä se takaa virheettömyyttä tai ajantasaisuutta. Palvelussa esitettävät tiedot eivät muodosta lopullista arviota pakotestatuksesta.
1.3 Palvelu on tarkoitettu ainoastaan Asiakkaan sisäiseen käyttöön osana Asiakkaan omaa riskienhallintaa ja asiakasprosessia. Palvelu ei muodosta juridista neuvontaa tai viranomaisneuvontaa.
2 Palveluntarjoajan vastuu
2.1 Palveluntarjoaja ei vastaa Palvelun kautta saatavien tietojen oikeellisuudesta, paikkansapitävyydestä, virheistä, ajantasaisuudesta, virheellisistä osumista tai soveltuvuudesta Asiakkaan tarkoituksiin.
2.2 Palveluntarjoaja ei vastaa kolmansista osapuolista tai ylivoimaisesta esteestä johtuvista viiveistä, virheistä tai teknisistä häiriöistä, joita Palvelussa voi esiintyä.
2.3 Palveluntarjoaja ei ole missään vastuussa Asiakkaalle tai kolmansille osapuolille aiheutuvista suorista tai epäsuorista vahingoista, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, liikevoiton menetykseen, liiketoiminnan keskeytykseen, tietojen menetykseen tai muuhun taloudelliseen vahinkoon, joka aiheutuu Palvelun käytöstä, sen estymisestä tai Palvelussa mahdollisesti esiintyvistä virheistä, puutteista tai viiveistä.
2.4 Kohdissa 2.2. ja 2.3 sovitut vastuunrajoitukset eivät koske tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella aiheutettuja vahinkoja.
2.5 Palveluntarjoaja ei vastaa siitä, täyttääkö Palvelun käyttö ja sen kautta saadut tiedot Asiakkaan lakisääteiset velvoitteet.
3 Asiakkaan vastuu
3.1 Asiakas on yksin vastuussa kaikista päätöksistään ja toimistaan, joita se tekee Palvelun kautta saatujen tietojen perusteella.
3.2 Asiakas on yksin vastuussa kaikista pakotestatuksen selvitykseen ja arviointiin tekemistään toimenpiteistä ja jatkoselvityksistä.
3.3 Asiakas sitoutuu siihen, ettei se luovuta, jälleenmyy, siirrä, tai muutoin aseta saataville Palvelun tuottamaa tietoa kolmansille osapuolille.
3.4 Asiakas on yksin vastuussa siitä, että Palvelun käyttö ja sen kautta saatujen tietojen hyödyntäminen tapahtuu kaikkien Asiakkaaseen soveltuvien lakien ja viranomaismääräysten mukaisesti.
4. Henkilötietojen käsittely
4.1 Palvelun käytön yhteydessä käsitellään henkilötietoja, kuten esimerkiksi henkilön nimeä ja syntymäaikaa. Palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja toimii näiden tietojen osalta käsittelijänä.
4.2 Asiakas on yksin vastuussa siitä, että sillä on kaikki tarvittavat oikeudet ja suostumukset kyseisten
henkilötietojen luovuttamiseen ja käsittelyyn Palvelussa. Asiakas toimii näiden tietojen osalta rekisterinpitäjänä.
5. Sovellettava laki ja oikeuspaikka
5.1 Näihin käyttöehtoihin sovelletaan Suomen lakia.
5.2 Kaikki näitä käyttöehtoja koskevat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti neuvotteluteitse. Ellei neuvotteluissa päästä ratkaisuun, Palvelun käytöstä johtuvat riidat ratkaistaan lopullisesti Keskuskauppakamarin välimieslautakunnan sääntöjen mukaisesti, yhdellä (1) välimiehellä. Välimiesmenettelyn paikka on Helsinki, Suomi.