Asiakirjoja voi lähettää asiakkaalle sähköpostilla Asiakirjat-välilehden kautta valitsemalla Lähetä dokumentteja.
Lähetettäviä asiakirjoja, samoin kuin vastaanottajia voi olla useita. Asiakirjat tulee löytyä arkistoituneena Hallitse dokumentteja -osiosta ja vastaanottavat henkilöt on löydyttävä asiakasrekisteristä. Mikäli asiakasta ei vielä löydy asiakasrekisteristä tulee sinun luoda uusi asiakas ja täyttää sähköpostiosoite, johon dokumentit voidaan toimittaa.
Voit dokumentteja lähettäessä valita, että halutaanko asiakas samalla lisätä kohteen potentiaalisiin ostajiin.
Asiakirjat voidaan lähettää joko sähköpostin liitteenä (maksimikoko 10 MB) tai vaihtoehtoisesti voidaan asiakkaalle lähettää linkki, josta hän pääsee lataamaan asiakirjat. Jälkimmäinen on tietoturvallisempi vaihtoehto sekä se harvemmin eksyy roskapostiin. Latauslinkille voi asettaa myös voimassaolon.
Huom: Asiakirjaa, joka on lukittu ei voi lähettää. Lukitus estää sen, ettei asiakirjaa lähetettäisi vahingossa. Lukituksen saa kuitenkin poistettua, jolloin sen lähettäminen taas onnistuu.
Järjestelmän kautta lähetetyistä dokumenteista lähtee viestikopio välittäjälle ja tästä jää myös merkintä asiakaskortille, joten esim. tarjousta tehdessä voidaan vielä tarkistaa mihin dokumentteihin asiakas on tutustunut etukäteen.