Tarjousprosessi

Tarjoajien allekirjoitusvaihe

Luotuasi uuden tarjouksen sinulla avautuu näkymä, josta voit hallinnoida ostotarjousta. Ostotarjousta ei automaattisesti ole lähetetty sähköisesti allekirjoitettavaksi ja sen tilana on Odottaa ostajien allekirjoitusvalintoja.

Luotuasi ostotarjouksen, käytössäsi ovat seuraavat toiminnot:

1. Esikatsele - Voit avata ja esikatsella tarjousta ja sen liitteitä selaimellasi.
2. Lähetä esikatseltavaksi - Voit lähettää tarjouksen esikatseltavaksi sopimusosapuolille. Tätä kautta lähetettyä tarjousta ei ole mahdollista allekirjoittaa sähköisesti. Voit asiakkaan nimen perässä olevasta ruksista poistaa vastaanottajan, jollei sitä haluta hänelle lähettää.
3. Lataa - Napin takaa pääset lataamaan luomasi tai arkistoimasi tarjouksen ja sen liitteitä. Tätä voidaan hyödyntää mm., kun haluaisit ladata ja tulostaa dokumentin käsin allekirjoitusta varten.
4. Valitse sähköisesti allekirjoittajat - Pääset valitsemaan kenelle tarjoajista haluaisit lähettää ostotarjouksen sähköisesti allekirjoitettavaksi. Sähköisesti allekirjoittavat vastaanottavat sähköpostissa allekirjoituslinkin Signicat-allekirjoituspalveluun sopimuksen allekirjoittamista varten.
5. Valitse käsin allekirjoittaneet - Täältä pääset valitsemaan kuka tai ketkä ovat tarjouksen (tai sen liitteitä) käsin allekirjoittanut sekä arkistoimaan talteen kyseiset allekirjoitetut dokumentit. Ladatessasi dokumentteja pääset myös merkitsemään mikä / mitkä dokumentit kuuluvat varsinaiseen ostotarjoukseen ja tulee lähettää myös vastapuolelle allekirjoitettavaksi. Esim. pelkästään arkistoitavia PEP-lomakkeita tai valtakirjoja ei tule merkitä.
6. Palaa muokkaamaan - Napin kautta pääset palauttamaan tarjouksen muokattavaksi, jos esim. asiakas olisi esikatselun jälkeen huomannut jotain korjattavaa tarjouksella. Palautettuasi tarjouksen muokkaustilaan, sen allekirjoitusten tila nollaantuu ja jo lähetetyt allekirjoituslinkit lakkaavat toimimasta. Muokkausten jälkeen pääset lähettämään tarjouksen uudelleen allekirjoitettavaksi päivitetyillä tiedoilla.

Huomioithan, että sinulla voisi olla osalta tarjoajista sähköinen allekirjoitus ja osalta käsin allekirjoitus. Alempana artikkelissa on tarkemmin kuvattuna, miten eri allekirjoitustapoja hyödynnetään.

Allekirjoitusten jälkeen tarjous ei koskaan lähde automaattisesti vastapuolelle, vaan se vaatii välittäjän toimenpidettä. Tästä syystä välittäjä saakin sähköpostiinsa ilmoituksen kun kaikki ostajat ovat allekirjoittaneet ostotarjouksen ja välittäjä voisi edetä seuraavaan vaiheeseen.

Hyväksyjien allekirjoitusvaihe

Kun kaikki tarjoajat ovat allekirjoittaneet tarjouksen sen tilaksi päivittyy Odottaa välittäjän vahvistusta. Tarjousta ei automaattisesti välitetä hyväksyttäväksi vaan voit alkuun tiedustella hyväksyjiltä, miten he haluavat vastata tarjoukseen:

1. Lähetä esikatseltavaksi - Voisit halutessasi alkuun lähettää tarjouksen esikatseltavaksi hyväksyjille. Huomioithan, että tarjousta ei esikatselun kautta pääse allekirjoittamaan sähköisesti.
2. Etene hylkäämään - Mikäli vastapuoli ei halua hyväksyä tarjousta voit edetä hylkäämään. Toimintoa ei voi perua, joten suosittelemme, että hylkäävältä osapuolelta on saatu asiasta kirjallinen kuittaus esim. sähköpostitse. Hylättyyn tarjoukseen et voi myöskään tehdä vastatarjousta.
3. Luo vastatarjous - Napista painamalla pääset luomaan vastatarjouksen alkuperäiselle tarjoukselle. Vastatarjouksella pääset muokkaamaan tarjouksen ehtoja (esim. hintaa) ja tarjousprosessi alkaa alusta niin, että ensiksi allekirjoitukset kerätään vastatarjouksen tekijältä / tekijöiltä.
4. Jatka valitsemaan allekirjoitustavat - Tästä pääset allekirjoitusprosessiin, jossa valitset hyväksyjille allekirjoitustavan; Tarjous lähetetään hyväksyjille joko sähköisesti allekirjoitettavaksi tai sinulla on käsin allekirjoittamalla hyväksytty tarjous.

Tarjouksen merkitseminen valmiiksi

Kun kaikki tarjouksen osapuolet ovat allekirjoittaneet tarjouksen, on tärkeää vielä varmistaa, että tarjouksen tilaksi päivittyy Hyväksytty. Mikäli tarjouksen tila olisi vielä Odottaa valmiiksi merkintää (silloin, kun viimeinen allekirjoitus tehty käsin), klikkaa tarjouksen pohjalla olevasta Merkitse valmiiksi -napista. Tämän jälkeen kohde päivittyy Varattu-tilaan ja pääset täyttämään kaupanselvitystä.

Kun tarjouksen tilaksi on päivittynyt Hyväksytty kaikki kaupan osapuolet, joille on merkittynä sähköpostiosoite CRM:ssä, saavat sähköpostiinsa kopion allekirjoitetusta tarjouksesta. Poikkeus tähän sääntöön olisi, että asunto-osakkeen tarjouksella olisi merkitty, että ostajalle ei automaattisesti toimiteta hyväksymisilmoitusta.

Sähköisesti allekirjoittaminen

Klikatessasi Valitse sähköisesti allekirjoittajat sinulla avautuu näkymä, jossa voit valita kenelle allekirjoituskutsut lähetetään.

Mikäli joku/jotkut olisi jo allekirjoittanut tarjousdokumentin (käsin ja/tai sähköisesti kuten alla olevassa kuvassa), on näkymässä valittavissa dokumentti, jonka haluat lähettää edelleen allekirjoitettavaksi. Sillä, minkä valitset ei ole väliä, koska jokainen versio on arkistoitu ja sisällön voidaan osoittaa olevan yhtenäinen.

Valintojen jälkeen valitse Lähetä allekirjoituskutsu.

Lähetettyäsi allekirjoituskutsut, voit seurata allekirjoituksien tilaa asiakkaan nimen perässä.

Mikäli henkilön allekirjoituskutsu on hukassa, pystyt kopioimaan allekirjoituslinkin ikonista allekirjoitustilan alapuolella ja lähettämään sen erikseen asiakkaalle mm. omasta sähköpostistasi tai tekstiviestillä.

Voisit tarvittaessa myös keskeyttää sähköisen allekirjoitusprosessin ja vaihtaa allekirjoitustapa käsin allekirjoitukseen klikkaamalla Keskeytä sähköiset allekirjoituskutsut. Keskeytyksen jälkeen järjestelmään tallentuu tarjousdokumentit niiden henkilöiden allekirjoituksilla, jotka ovat sen jo allekirjoittaneet ja allekirjoittamattomat kutsut peruuntuvat.

Käsin allekirjoittaminen

Pystyt Lataa-napin takaa valitsemaan minkä tai mitkä tarjouksen dokumentit haluaisit ladata ja tulostaa käsin allekirjoitettavaksi. Voit valita haluaisitko käsin allekirjoitukset allekirjoittamattoman versioon vai osin allekirjoitettuun versioon, jos joku muu olisi sen jo sähköisesti allekirjoittanut. 

Vinkki: Mikäli asiakas ei pysty sähköisesti allekirjoittamaan tarjousta, mutta hän pystyy tulostamaan sen käsin allekirjoitusta varten, voisit lähettää tarjouksen asiakkaalle tulostettavaksi ja allekirjoitettavaksi Lähetä esikatseltavaksi -toiminnon kautta.

Klikkaamalla Valitse käsin allekirjoittaneet, pääset valitsemaan kuka tai ketkä ovat käsin allekirjoittaneet tarjouksen ja mahdolliset liitteet.

Tämän alla olevaan Lataa allekirjoitetut tarjousdokumentit -laatikkoon pystyt lataamaan tai raahaamaan allekirjoitetut tarjousdokumentit. Ennen dokumentin latausta (upload) Lineariin suosittelemme nimeämään sen selkeästi, jotta se tarpeen tullen myöhemmin on helpommin löydettävissä.

Merkitse pohjalta mikä tai mitkä lataamasi dokumentit kuuluvat varsinaiseen tarjoukseen. Esimerkiksi pelkästään arkistoitavia PEP-lomakkeita tai valtakirjoja ei tule merkitä.

Klikkaa lopuksi Vahvista.

Mikäli henkilö on käsin allekirjoittanut saman dokumentin, joka on jo aiemmin ladattu kohteen tarjouksiin, sinun ei tarvitse ladata (upload) dokumenttia uudestaan. Sen sijaan voisit hyödyntää Valitse dokumentti -toimintoa. 

Klikkaa aluksi Valitse käsin allekirjoittaneet ja merkitse henkilöt, joiden allekirjoitukset löytyvät asiakirjoista. 

Klikkaa tämän jälkeen Valitse dokumentti ja tämän alla olevasta laatikosta valitse millä asiakirjalla on kyseisen henkilön (tai henkilöiden) allekirjoitus. 

Lopuksi klikkaa Vahvista-painikkeesta.

Tarjouksen ehdot eivät täyttyneet

Mikäli kohteesta on hyväksytty ehdollinen ostotarjous, kuten esimerkiksi “Ostajan oman asunnon myyminen” tai “Lainan saaminen”, ja ehdot eivät lopulta täyty, tarjous voidaan merkitä jälkikäteen tilaan Ehdot eivät täyttyneet.

Tilan päivittäminen auttaa pitämään ostotarjoukset selkeämmin vertailukelpoisina erityisesti tilanteissa, joissa kohteelle on jätetty useampi tarjous. Lisäksi ostotarjouksen tehneet henkilöt voidaan tämän jälkeen poistaa manuaalisesti pakotelistatarkastuksilta, mikäli ominaisuus on välitysliikkeellä käytössä.

Tarjouksen tilan muuttaminen onnistuu seuraavasti:

• Siirry Ostotarjoukset-osioon.
• Klikkaa halutun tarjouksen Toiminnot-painiketta.
• Valitse Merkitse, että ehdot eivät täyttyneet.

Tarpeen tullen voidaan tarjous myöhemmin palauttaa myös Hyväksytty-tilaan seuraavasti:

• Siirry Ostotarjoukset-osioon.
• Klikkaa halutun tarjouksen Toiminnot-painiketta.
• Valitse Poista merkintä, että ehdot eivät täyttyneet.