Linearissa luodut laskut voidaan siirtää laskutusintegraation avulla suoraan Netvisorin taloudenhallintajärjestelmään. Tämä helpottaa esimerkiksi kirjanpitoa ja reskontran hallintaa, kun laskun tiedot ovat automaattisesti saatavilla Netvisorissa.
Tiedonkulku Linearin ja Netvisorin välillä on yksisuuntainen: laskun tiedot siirtyvät Linearista Netvisoriin, mutta laskuun kohdistuvat suoritustiedot eivät palaudu automaattisesti takaisin Lineariin. Jos maksutiedot halutaan näkyviin myös Linearissa, täytyy lasku merkitä maksetuksi manuaalisesti Linearin laskulla.
Mikäli välitysyritys luo laskuja sekä Linearissa, että Netvisorissa, tulee molemmissa järjestelmissä olla laskuille oma "laskunumeroavaruus". Niiden kannattaa olla hyvin eri lukuiset, jotta Netvisorissa erottuu helposti se, kummassa järjestelmässä lasku on tehty ja näiden osalta ei synny päällekäisyyksiä. Linearissa voi laskunumeron säätää Yrityksen asetuksissa 'Laskutus' -välilehdellä.
On lisäksi tärkeää, että Linearissa tehtyjen laskujen korjaukset ja hyvityslaskut tehdään Linearissa, ei Netvisorissa. Näin esimerkiksi Raportointi-näkymän laskutustaulukko pysyy ajan tasalla Netvisorin tietojen kanssa, ja mahdolliset laskutustaulukkoon perustuvat myyntiprovisiot lasketaan oikein.
Linearista Netvisoriin siirtyy laskunumero ja laskurivit, joista Netvisor muodostaa laskun kuvan. Siirrettäviä tietoja voi lisätä kuitenkin kattamaan mm:
- Asiakkaan yhteystiedot
jolloin laskun voi lähettää yritysasiakkaalle edelleen verkkolaskuna Netvisorin kautta. Lisäksi Linearista lähetetyt laskut kumuloituvat Netvisorissa asiakkaan alle. - Tuoteryhmittelyn
jolloin Linearissa laskutettavat tuotteet voidaan ryhmitellä Netvisoriin tiettyjen tuoteryhmien alle - Kustannuspaikat
jolloin saman Y-tunnuksen alla toimivien välitysliikkeiden laskurivit voidaan kohdistaa oikeaan toimipisteeseen Netvisorissa
Lisäksi Netvisoriin määritellyt tuoteryhmät ja kustannuspaikat ovat käytössä Linearissa ja liitettävissä Linearin tuotteisiin Linearin laskutusasetuksissa.
Laskua luodessa Linearissa kannattaa huomioida seuraavat asiat:
- Tarkastuksessa-tila:
Kun lasku on luotu ja sen tila on Tarkastuksessa, lasku ei ole vielä siirtynyt Netvisoriin. Tässä vaiheessa laskua voi vielä muokata Linearissa vapaasti. - Hyväksyntä ja siirto:
Kun lasku hyväksytään Linearissa, sille muodostuu viitenumero sekä laskunumero. Samalla lasku siirtyy Netvisoriin. - Laskun tila Netvisorissa:
Hyväksynnän jälkeen lasku näkyy Netvisorissa joko Avoin- tai Lähettämätön-tilassa.
Tilan voi määrittää Linearin Yrityksen asetuksissa → Integraatiot -välilehdellä. - Laskun tulostaminen ja lähettäminen:
Laskun voi tulostaa esimerkiksi kauppaa varten joko Linearista tai Netvisorista.
Verkkolaskun lähetys onnistuu vain Netvisorista. - Maksun kirjaus:
Netvisorissa laskun tila päivittyy automaattisesti Maksettu-tilaan, kun viitesuoritus saapuu pankista.
Linearissa lasku tulee merkitä maksetuksi manuaalisesti, valitsemalla laskulta Merkitse maksetuksi. - Laskun korjaaminen:
Jos laskun tietoja, esim. palkkion summaa, täytyy muuttaa sen jälkeen, kun lasku on jo siirtynyt Netvisoriin, tulee Linearissa tehdä hyvityslasku vanhalle laskulle ja luoda uusi lasku oikeilla tiedoilla.
Laskulle merkittyjä palkkionjakoja (esim. välityspalkkion osalta) voidaan kuitenkin muokata Linearissa myös sen jälkeen kun lasku on siirtynyt Netvisoriin.
Netvisor laskutusintegraation aktivoiminen
(Pyydäthän tarvittaessa tilitoimistoltasi tai kirjanpitäjältäsi apua rajapinnan avauksessa)
1. Navigoi Netvisor-ympäristösi asetuksiin: ”Rajapintaresurssien käyttöoikeudet”
2. Etsi seuraavat kohdat ja merkitse ne Sallittu-tilaan:
- Asiakaslistan nouto Netvisorista
- Asiakastietojen nouto Netvisorista
- Asiakastietojen tuonti Netvisoriin
- Myyntilaskun ja hyvityslaskun nouto Netvisorista
- Myyntilaskun, hyvityslaskun tai -tilauksen tuonti Netvisoriin
- Tuotelistan nouto Netvisorista
- Laskentakohdelistan nouto Netvisorista
3. Siirry Netvisor-ympäristösi asetuksiin: ”Ohjelmistorajapintatunnukset”
4. Varmista, että ohjelmistorajapintapalvelun veloitus on merkitty "Käytössä" ja valitse ”Luo uusi rajapintatunnus”
Kopio tai kirjaa itsellesi ylös Netvisorin rajapinnalle luoma ”Käyttäjätunniste” ja ”Avain”
Toimita "Käyttäjätunniste” ja ”Avain” Linearin asiakastukeen, josta se yhdistetään yrityksenne tietoihin Linearissa. Jos et aiemmin kirjannut Käyttäjätunnistetta ja Avainta ylös, niin löydät tiedot palaamalla ”Ohjelmistorajapintatunnukset” -sivulle.
Kustannuspaikat / Laskentakohteet
Kustannuksia voidaan seurata toimipisteittäin ja/tai tuotteittain asettamalla Netvisorissa laskentakohteet ja yhdistämällä ne Linearin yritysasetuksissa tiettyyn toimipisteeseen ja tuotteeseen.
HUOM! Integraatio on y-tunnus kohtainen.
Kustannuspaikkojen määrittely Netvisorissa
1. Navigoi Netvisor-ympäristösi asetuksiin: ”Rajapintaresurssien käyttöoikeudet”
2. Etsi kohta ”Laskentakohteet” ja merkitse "Laskentakohdelistan nouto Netvisorista" Sallittu-tilaan
3. Siirry kohtaan "Taloushallinto - Laskentakohteiden hallinta"
4. Määrittele laskentakohteet joko 1- tai 2-tasoisena
1-tasoinen: esim. Linearissa tehdyn laskun kokonaissumma / toimipiste (huom. Oletuskohde ei käytösssä):
2-tasoinen: esim. Linearissa tehdyn laskun tuote / toimipiste (huom. Oletuskohde: tuotetiedot):
Voidaan mäpätä Linearissa esimerkiksi näin:
5. Siirry ”Tuotelistaus”-sivulle ja luo uusi tuote, jonka ”Tuotekoodi” on TEMP