Tämä artikkeli kertoo mikä asiakasportaali on ja miten se otetaan käyttöön Linearissa. Käyttöönotto on kertaluonteinen toimenpide: kun yrityksen pääkäyttäjä kytkee asiakasportaalin päälle, se on käytettävissä kaikilla yrityksen kohteilla, ja sen jälkeen portaali toimii taustalla automaattisesti. Sinun ei tarvitse erikseen rakentaa asiakkaalle näkymää, vaan järjestelmä kokoaa kohteen tiedot valmiiksi.
Loppuasiakkaalle (myyjät ja ostajat) portaali näkyy nimellä Omat sivut. Linearin sisällä siihen viitataan asiakasportaalina.
Yleiskuvaus
Asiakasportaali on myyjille, ostajille ja ostajaehdokkaille suunnattu sivusto, jossa hän voi seurata kohteen tietoja, esittelyjä, ostotarjouksia ja hänelle jaettuja asiakirjoja koko myyntiprosessin ajan. Portaali päivittyy automaattisesti aina, kun kohteen tietoja muutetaan Linearissa. Asiakas näkee uusimmat tiedot seuraavan kerran avatessaan portaalin.
Mitä asiakasportaali hoitaa puolestasi:
- Asiakas näkee kohteen tiedot, kuvat ja esittelyajat yhdestä paikasta.
- Esittelyajat näkyvät asiakkaalle aikajärjestyksessä ilman erillistä viestiä.
- Ostotarjoukset ja niiden liitteet näkyvät asiakkaalle hänen roolinsa mukaisesti.
- Jaetut ja allekirjoitetut asiakirjat säilyvät helposti saatavilla koko myyntiprosessin aikana.
- Asiakas pysyy ajan tasalla oleellisista tiedoista ilman erillisiä sähköposteja tai puheluita.
Asiakkaalle näkyvä sisältö päivittyy aina, kun hän avaa portaalin uudelleen. Jos teet muutoksia Linearissa, asiakas näkee nämä seuraavan kerran portaaliin sisäänkirjautuessa.
Hyvä tietää: Asiakkaan ei tarvitse erikseen rekisteröityä palveluun eikä tunnistautua pankkitunnuksilla. Portaaliin kirjaudutaan sähköpostiin lähetettävän kutsulinkin ja kertakäyttöisen PIN-koodin avulla.
Edellytykset
Yleisimmät edellytykset
- Asiakasportaali on kytketty päälle Linearissa. Aktivoinnin tekee yrityksen pääkäyttäjä yrityksen asetuksista.
- Asiakkaalla on lisätty sähköpostiosoite asiakkaan tiedoissa. Kutsulinkki ja PIN-koodi sisäänkirjautumiseen lähtevät tähän sähköpostiosoitteeseen.
- Asiakas on yksityishenkilö. Portaali on tarkoitettu yksityishenkilöasiakkaille.
Erityistilanteet
Yritysasiakkaat ja kuolinpesät: Asiakasportaalin linkkiä ei erikseen voida lähettää yritysasiakkaille tai kuolinpesille. Ennemmin linkit lähetetään yrityksen yhteyshenkilöille tai kuolinpesän osallisille.
Vuokrauskohteet: Asiakasportaalia ei vielä voi hyödyntää vuokrakohteilla.
Maakohtaiset erot: Asiakasportaali toimii kaikissa Linearin maissa, mutta osa automaattisista kutsuehdoista ja Muistilistan kumppanieduista on saatavilla vain Suomessa.
Asiakasportaalin kytkeminen päälle
Asiakasportaali otetaan käyttöön kerran yritystasolla. Aktivoinnin jälkeen Asiakasportaali-osio näkyy kaikilla yrityksen kohdekorteilla kun kyseessä on myyntikohde.
Mistä asetus löytyy
Asiakasportaalin asetukset löytyvät Yrityksen asetusten Integraatiot-osiossa kohdassa Asiakasportaali. Asetuksen muuttaminen edellyttää, että käyttäjällä on oikeudet muokata yrityksen asetuksia Linearissa.
Käyttöönotto
- Avaa Yrityksen asetukset.
- Siirry Integraatiot > Asiakasportaali.
- Varmista, että Ota asiakasportaali käyttöön on täpätty päälle.
- Valitse haluamasi automaattiset kutsuehdot.
- Tallenna muutokset.
Aktivoinnin jälkeen Asiakasportaali-osio ilmestyy jokaisen myyntikohteen kohdekortille, ja voit alkaa kutsua asiakkaita.
Hyvä tietää: Kun kytket portaalin päälle ja olet valinnut automaattisia kutsuehtoja, järjestelmä käy läpi myös olemassa olevat aktiiviset kohteet ja luo kutsut niille asiakkaille, jotka täyttävät valitut ehdot. Käyttöönotto ei siis koske vain uusia kohteita.
Automaattiset kutsut
Asiakkaan voi kutsua portaaliin käsin kohdekortin Yhteenveto- ja Kaupankäynti -välilehdiltä tai antaa järjestelmän tehdä se automaattisesti. Automaattiset kutsut valitaan yrityksen asetuksista samasta Asiakasportaali-osiosta otsikon Asiakasportaalin kutsu lähetetään automaattisesti asiakkaille, kun jokin alla olevista tapahtumista toteutuu alta.
Valittavissa on kolme ehtoa, ja kunkin voi kytkeä erikseen päälle tai pois:
- Asiakas lisätty ostajaehdokkaaksi: ostajaehdokas kutsutaan, kun hänet merkitään kohteelle potentiaaliseksi ostajaksi
- Toimeksianto allekirjoitettu: myyjä(t) kutsutaan, kun myyntitoimeksianto on allekirjoitettu (käytössä vain Suomessa)
- Ostotarjous luotu: ostaja(t) kutsutaan, kun hänen nimissään on tehty ostotarjous kohteella (käytössä vain Suomessa)
Vinkki: Jos haluat, että koko yritys käyttää asiakasportaalia yhtenäisesti, kannattaa valita automaattiset ehdot kerralla. Näin kaikki asiakkaat saavat linkit asiakasportaalin samoissa kohdissa prosessia, eikä kutsuminen jää yksittäisen välittäjän muistin varaan.
Muistilistan kumppaniedut, brändäys ja kieli
Yrityksen logo ja värit
Asiakasportaalin logo ja yrityksen brändivärit haetaan automaattisesti yrityksen asetuksista. Näin yrityksen brändäys näkyy myös asiakasportaalissa loppukäyttäjille.
Kieli
Asiakasportaalin kieli määräytyy asiakkaan CRM-tietoihin merkityn kielen mukaan.
Muistilista ja Fortum-etu
Portaalin Muistilista-välilehdelle voi näkyä yhteistyökumppanien etuja, jotka tuovat asiakkaalle lisäarvoa. Tällä hetkellä tarjolla on Fortumin sähkösopimusetu, jonka voi kytkeä päälle yrityksen asetusten Asiakasportaali-osiosta valinnalla Ota Fortum-edut käyttöön.
Hyvä tietää: Fortum-edusta yritys saa palkkion, joka maksetaan kvartaaleittain yhtenä koontimaksuna yrityksen pankkitilille. Tarkemmat ehdot näkyvät asetuksissa Fortum-osion yhteydessä.
Muistilistalla voi näkyä myös lisätietoja IF:in oikeusturvavakuutuksesta, jos yrityksellä on tämä veloitukseton etu Linearista käytössä. Tämä ei ole asiakasportaalin oma asetus, vaan se tulee erillisestä IF-integraatiosta.
Muistilista-välilehti näkyy asiakkaalle vain Suomessa ja vain silloin, kun vähintään yksi sen sisältö (Fortum-etu tai oikeusturvavakuutus) on käytössä.
Yleisimmät ongelmatilanteet
Suurin osa käyttöönotosta sujuu kerralla. Alle on listattuna joitakin mahdollisia ongelmatilanteita ja ratkaisuja niihin.
Kohdekortilla ei näy asiakasportaali-osiota
Yrityksellä ei todennäköisesti ole asiakasportaalia vielä kytkettynä päälle.
- Tarkista yrityksen asetusten integraatio-osiosta, onko Ota asiakasportaali käyttöön päällä
- Jos sinulla ei ole oikeutta muuttaa yrityksen asetuksia, pyydä yrityksen pääkäyttäjää kytkemään portaali päälle
- Jos asetus on jo päällä eikä osio silti näy, päivitä sivu ja kirjaudu tarvittaessa uudelleen sisään Lineariin
Käyttöönoton jälkeen vanhoille kohteille ei tullut kutsuja
Käyttöönoton yhteydessä järjestelmä luo kutsut olemassa oleville aktiivisille kohteille vain niiden ehtojen mukaan, jotka olit valinnut automaattisiksi. Tarkista:
- Onko jokin automaattinen ehto valittu? Pelkkä portaalin päällekytkentä ei vielä lähetä kutsuja
- Täyttävätkö kohteiden asiakkaat ehdon (esimerkiksi Ostotarjous luotu koskee vain kohteita, joilla on tehty ostotarjous)?
- Onko ehto Suomi-kohtainen (Toimeksianto allekirjoitettu ja Ostotarjous luotu ovat käytössä Suomessa)?
Voit aina kutsua puuttuvat asiakkaat käsin kohdekortilta.
Fortum-etu tai Muistilista ei näy asiakkaalle
Tarkista järjestyksessä:
- Kohde on Suomessa (Muistilista näkyy vain Suomessa).
- Ota Fortum-edut käyttöön on päällä yrityksen asetuksissa, tai yrityksellä on IF oikeusturvavakuutusintegraatio aktiivisena.
- Asiakas on avannut portaalin uudelleen muutoksen jälkeen.
Haluan ottaa portaalin pois käytöstä
Yksittäisellä kohteella pääsyä hallitaan kutsujen avulla: jos kutsuja ei ole lähetetty, kukaan ei pääse kohteen portaaliin. Koko yrityksen tasolla portaalin voi kytkeä pois yrityksen asetuksista. Jos olet epävarma vaikutuksista, kannattaa olla yhteydessä Linearin asiakastukeen ennen yritystason muutosta.
Usein kysytyt kysymykset
Kuka voi ottaa asiakasportaalin käyttöön?
Yrityksen pääkäyttäjä, jolla on oikeudet muokata yrityksen asetuksia. Aktivointi tehdään yrityksen asetusten integraatio-osiosta, ei yksittäiseltä kohteelta.
Pitääkö portaali ottaa käyttöön jokaiselle kohteelle erikseen?
Ei. Portaali kytketään päälle kerran yritystasolla, minkä jälkeen se on käytettävissä kaikilla myyntikohteilla. Yksittäisen kohteen näkyvyyttä asiakkaalle ohjataan kutsuilla.
Tuleeko portaali heti näkyviin kaikille välittäjille?
Kyllä. Kun portaali on kytketty päälle, Asiakasportaali-osio näkyy kaikkien yrityksen välittäjien kohdekorteilla.
Mitä eroa on automaattisilla ja käsin tehdyillä kutsuilla?
Automaattiset kutsut lähtevät valitsemissasi prosessin kohdissa ilman erillistä toimenpidettä. Käsin tehdyt kutsut luot itse kohteen kortilta silloin, kun haluat. Voit käyttää molempia rinnakkain.
Voiko Fortum-edun ja itse portaalin kytkeä erikseen?
Kyllä. Ota asiakasportaali käyttöön ja Ota Fortum-edut käyttöön ovat erilliset valinnat. Portaali toimii ilman Fortum-etua, ja Fortum-edun voi kytkeä päälle myöhemmin.
Toimiiko portaali muissa maissa kuin Suomessa?
Itse portaali toimii kaikissa Linearin maissa. Osa automaattisista kutsuehdoista (Toimeksianto allekirjoitettu, Ostotarjous luotu) ja Muistilistan kumppaniedut ovat tällä hetkellä käytössä vain Suomessa.