Tässä artikkelissa kerrotaan, miten asiakas kutsutaan asiakasportaaliin ja miten hän kirjautuu sinne ensimmäistä kertaa. Kun kutsu on luotu, asiakas saa sähköpostitse kutsulinkin ja kirjautuu portaaliin kertakäyttöisellä PIN-koodilla. Rekisteröitymistä tai pankkitunnuksia ei tarvita.
Välittäjän tehtävänä on varmistaa, että asiakkaan sähköpostiosoite on oikein kirjattuna Linearissa, sekä tarvittaessa lähettää hänelle kutsu, jos se ei ole automatisoituna.
Asiakkaalle asiakasportaali näkyy nimellä Omat sivut. Linearissa siitä käytetään nimeä Asiakasportaali. Tämä artikkeli on tarkoitettu välittäjälle, joka kutsuu asiakkaan portaaliin ja auttaa tarvittaessa kirjautumisessa.
Yleiskuvaus
Asiakkaan pääsy asiakasportaaliin koostuu kahdesta vaiheesta:
- Kutsu, jossa asiakkaalle luodaan henkilökohtainen linkki ja se lähetetään hänen sähköpostiinsa
- Kirjautuminen, jossa asiakas vahvistaa henkilöllisyytensä kertakäyttöisellä PIN-koodilla ennen portaalin avaamista
Kutsu voidaan lähettää automaattisesti yrityksen määrittämien ehtojen perusteella tai lähettää käsin kohteen kortilta. Lähetystavasta riippumatta asiakas saa saman kutsuviestin ja kirjautuu portaaliin samalla tavalla.
Hyvä tietää: Asiakas saa kaksi erillistä sähköpostia. Ensimmäinen sisältää kutsulinkin Omille sivuille. Kun asiakas avaa linkin, hänelle lähetetään toinen sähköposti, joka sisältää kertakäyttöisen PIN-koodin kirjautumista varten.
Kenet voi kutsua portaaliin
Asiakasportaali on tarkoitettu yksityishenkilöasiakkaille. Yritysasiakkaita tai kuolinpesiä ei toistaiseksi voi kutsua asiakasportaaliin, mutta näiden yhteyshenkilöt ja osalliset voidaan kutsua.
Asiakasroolit
Asiakas kutsutaan asiakasportaaliin yhdessä seuraavista rooleista:
- Myyjä – seuraa oman kohteensa myyntiä, esittelyjä ja ostotarjouksia.
- Ostaja – seuraa omaa ostoprosessiaan, ostotarjouksiaan ja niihin liittyviä asiakirjoja.
HUOM: Asiakasportaalin kutsulinkki on aina kohdekohtainen. Sama henkilö voi käyttää asiakasportaalia eri rooleissa eri kohteilla, ja jokaiselle kohteelle on oma kutsulinkkinsä. Linkin kautta asiakas ohjautuu aina oikean kohteen tietoihin.
Ketkä näkyvät kutsuttavina
Kohteen Asiakasportaali-osiossa Linear näyttää automaattisesti ne asiakkaat, jotka voidaan kutsua portaaliin:
- Myyjät – toimeksiannolle merkityt myyjät.
- Ostajat – ostotarjouksen tehneet tai potentiaalisiksi ostajiksi merkityt asiakkaat.
Hyvä tietää: Jotta asiakas näkyy kutsuttavien listalla, häneltä tarvitaan sähköpostiosoite ja yksityishenkilön asiakastyyppi. Jos asiakas on merkitty yritykseksi tai kuolinpesäksi ja jos sähköposti puuttuu, häntä ei näy listalla.
Kutsujen luominen ja hallinta
Asiakasportaali-osio kohdekortilla
Avaa kohdekortti ja etsi Asiakasportaali-osio kohteen Yhteenveto- tai Kaupankäynti-välilehdeltä.
Muokkauspainikkeesta avautuu kutsujen hallintaikkuna.
Kutsujen hallintaikkuna
Kutsujen hallintaikkunassa näet kohteelle tunnistetut asiakkaat sekä heille luodut asiakasportaalin kutsut, jos sellaisia on jo tehty. Jokaisesta asiakkaasta näkyvät nimi ja rooli. Viemällä hiiren asiakkaan nimen päälle, näet tarkempia tietoja, kuten yhteystiedot, asiakkaasta.
Toiminnot:
- Kutsu asiakas – luo asiakkaalle asiakasportaalin kutsun ja lähettää kutsuviestin sähköpostiin.
- Lähetä kutsu uudelleen – lähettää kutsuviestin uudelleen esimerkiksi silloin, jos alkuperäinen viesti on kadonnut.
- Poista kutsu – poistaa asiakkaan pääsyn asiakasportaaliin ja sulkee mahdolliset avoimet istunnot.
- Kutsu useita asiakkaita – voit luoda kutsut usealle asiakkaalle samalla kertaa.
Vinkki: Tarkista ennen kutsun lähettämistä, että asiakkaan sähköpostiosoite on ajan tasalla. Kutsuviesti lähetetään siihen sähköpostiosoitteeseen, joka asiakkaalla on kutsun lähetyshetkellä.
Automaattiset kutsut
Jos yrityksessä on käytössä automaattiset kutsut, järjestelmä lähettää asiakasportaalin kutsun automaattisesti valittujen ehtojen täyttyessä. Kutsu voidaan lähettää esimerkiksi silloin, kun asiakas lisätään ostajaehdokkaaksi, toimeksianto allekirjoitetaan tai ostotarjous luodaan.
Automaattiset kutsuehdot määritetään yrityksen asetuksissa . Tarvittaessa voit aina lähettää kutsun myös käsin.
Kutsun poistaminen
Kun poistat asiakkaan kutsun, hänen pääsynsä asiakasportaaliin päättyy välittömästi ja mahdolliset avoimet istunnot suljetaan.
Jos haluat myöhemmin antaa asiakkaalle pääsyn uudelleen, luo hänelle uusi kutsu kutsujen hallintaikkunasta.
Asiakkaan kutsuviesti
Kun asiakasportaalin kutsu luodaan, asiakkaalle lähetetään automaattisesti sähköposti välittäjän nimissä. Sähköpostin otsikko määräytyy asiakkaan roolin mukaan.
| Rooli | Sähköpostin otsikko |
| Myyjä | Sinulle on luotu Omat sivut - seuraa kohteesi etenemistä helposti |
| Ostaja / Ostajaehdokas | Välittäjä loi sinulle Omat sivut - kaikki kohteen tiedot yhdessä paikassa |
Kutsuviesti sisältää:
- Lyhyen kuvauksen Omien sivujen sisällöstä
- Kirjaudu Omille sivuille -painikkeen, joka avaa asiakasportaalin kirjautumissivun
- Ohjeen ottaa yhteyttä omaan välittäjään tarvittaessa
Hyvä tietää: Kutsuviestin sisältö on kaikille asiakkaille yhtenäinen, eikä sitä voi muokata kohdekohtaisesti. Asiakkaan rooli vaikuttaa automaattisesti sähköpostin otsikkoon ja osaan viestin sanamuodoista.
Sisäänkirjautuminen PIN-koodilla
Asiakas pääsee tarkastelemaan kohteen tietoja vasta tunnistautumisen jälkeen. Tunnistautuminen tapahtuu sähköpostiin lähetettävällä kertakäyttöisellä PIN-koodilla.
Kirjautumissivu
Kun asiakas avaa kutsuviestissä olevan linkin, hän siirtyy kirjautumissivulle, jonka otsikko on Kirjaudu Omille sivuille. Sivulla kerrotaan, että kirjautuminen edellyttää kertakäyttöistä PIN-koodia, joka lähetetään asiakkaan sähköpostiin.
PIN-koodin pyytäminen ja syöttäminen
- Asiakas valitsee Lähetä kertakäyttöinen PIN-koodi
- Hän saa sähköpostin, jonka otsikko on Vahvistuskoodi ja jossa on 6-numeroinen koodi
- Asiakas syöttää koodin kenttään Syötä vahvistuskoodi
- Painikkeesta Vahvista asiakas kirjautuu sisään
Jos PIN-koodi ei tule perille tai se ehtii vanhentua, asiakas voi pyytää uuden koodin valinnalla Lähetä uusi koodi.
Hyvä tietää: PIN-koodi lähetetään aina asiakkaan sähköpostiosoitteeseen. Tekstiviestillä lähetettävää vahvistuskoodia ei tällä hetkellä tueta.
Kirjautumisen lukitus
Jos PIN-koodi syötetään väärin useita kertoja peräkkäin, kirjautuminen lukitaan hetkeksi turvallisuussyistä. Asiakkaalle kerrotaan, kuinka pitkään lukitus on voimassa.
Lukituksen päätyttyä asiakas voi pyytää uuden PIN-koodin ja kirjautua normaalisti.
Linkin, koodin ja istunnon voimassaolo
Asiakkaan pääsy asiakasportaaliin koostuu kolmesta eri voimassaoloajasta, jotka on hyvä erottaa toisistaan:
- Kutsulinkki pysyy voimassa niin kauan kuin kutsu on voimassa ja kohde on asiakkaan saatavilla. Linkki ei vanhene automaattisesti tietyn ajan kuluttua. Jos linkki ei enää toimi, syynä on yleensä se, että kutsu on poistettu tai kohde ei ole enää asiakkaan saatavilla.
- PIN-koodi on kertakäyttöinen ja voimassa noin 10 minuuttia lähetyksestä. Jos koodi vanhenee tai sitä ei ehditä käyttää, asiakas voi pyytää uuden kirjautumissivulta.
Kirjautumisistunto on voimassa noin kaksi tuntia onnistuneen kirjautumisen jälkeen. Tämän jälkeen asiakkaan tulee pyytää uusi PIN-koodi ja kirjautua uudelleen.
Hyvä tietää: Jos asiakas näkee ilmoituksen, että linkki on vanhentunut, syynä on yleensä se, että kutsu on poistettu tai kohde ei ole enää asiakkaan saatavilla. Tarvittaessa voit luoda asiakkaalle uuden kutsun kutsujen hallinnasta.
Yleisimmät ongelmatilanteet
Suurin osa kutsuista ja kirjautumisista onnistuu ilman ongelmia. Alta löydät yleisimmät ongelmatilanteet ja niiden ratkaisut.
Asiakas ei löydä kutsuviestiä
- Tarkista, että asiakkaan sähköpostiosoite on kirjattuna oikein asiakkaan tiedoissa Linearissa
- Pyydä asiakasta tarkistamaan myös roskaposti
- Lähetä kutsu uudelleen Asiakasportaali-osion hallintaikkunasta
- Jos ongelma jatkuu, ota yhteyttä Linearin asiakastukeen.
Asiakas ei näy kutsuttavien listalla
Tarkista asiakkaan tiedoista:
- asiakastyypiksi on merkitty yksityishenkilö (yritysasiakkaille ja kuolinpesille asiakasportaali ei ole vielä käytössä)
- asiakkaalle on tallennettu sähköpostiosoite
- asiakas on liitetty kohteelle myyjäksi, ostajaksi tai potentiaaliseksi ostajaksi
PIN-koodi ei tule perille
- Pyydä asiakasta tarkistamaan myös roskapostikansio.
- Varmista, että asiakkaan sähköpostiosoite on oikein.
- Pyydä asiakasta valitsemaan kirjautumissivulla Lähetä uusi koodi.
PIN-koodi ei kelpaa
Yleisin syy on, että PIN-koodi on vanhentunut (voimassa noin 10 minuuttia) tai kirjautuminen on lukittunut useiden virheellisten syöttöyritysten vuoksi.
- Pyydä asiakasta pyytämään uusi PIN-koodi.
- Kehota syöttämään koodi heti sen saavuttua.
- Jos kirjautuminen on lukittunut, odota lukituksen päättymistä ja yritä uudelleen.
Asiakas joutui kirjautumaan uudelleen pian sisäänkirjautumisen jälkeen
Kirjautumisistunto on voimassa noin kaksi tuntia. Tämän jälkeen asiakkaan tulee pyytää uusi PIN-koodi ja kirjautua uudelleen. Tämä on normaali osa asiakasportaalin tietoturvaa.
Kutsulinkki ei toimi
Kutsulinkki ei vanhene automaattisesti. Jos linkki ei enää toimi, syynä on yleensä se, että kutsu on poistettu tai kohde ei ole enää asiakkaan saatavilla. Tarvittaessa voit luoda asiakkaalle uuden kutsun.
Asiakas haluaa kirjautua ulos kaikilta laitteilta
Poista asiakkaan kutsu Asiakasportaali-osion hallintaikkunasta. Tämä katkaisee välittömästi kaikki asiakkaan avoimet kirjautumisistunnot.
Jos haluat myöhemmin antaa asiakkaalle pääsyn uudelleen, luo hänelle uusi kutsu.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitseeko asiakkaan rekisteröityä Lineariin?
Ei tarvitse. Asiakas saa kutsulinkin sähköpostiinsa ja kirjautuu asiakasportaaliin kertakäyttöisellä PIN-koodilla. Rekisteröitymistä tai pankkitunnuksia ei tarvita.
Voiko asiakas käyttää samaa kutsulinkkiä myöhemmin uudelleen?
Kyllä. Kutsulinkki pysyy voimassa niin kauan kuin kutsu on voimassa ja kohde on asiakkaan saatavilla. Jokaisella kirjautumiskerralla asiakkaan tulee kuitenkin pyytää uusi kertakäyttöinen PIN-koodi.
Miksi kirjautumiseen tarvitaan PIN-koodi?
Kohteen tiedot voivat sisältää luottamuksellista tietoa, joten niiden tarkastelu edellyttää tunnistautumista. Kertakäyttöinen PIN-koodi varmistaa, että vain oikea henkilö pääsee tarkastelemaan tietoja, vaikka kutsulinkki päätyisi vahingossa ulkopuoliselle.
Tuleeko vahvistuskoodi tekstiviestinä?
Ei. Vahvistuskoodi lähetetään aina asiakkaan sähköpostiosoitteeseen.
Kuinka kauan asiakkaan istunto pysyy voimassa?
Noin kaksi tuntia. Tämän jälkeen asiakkaan tulee pyytää uusi PIN-koodi ja kirjautua uudelleen.
Voiko sama asiakas olla portaalissa useammassa roolissa?
Kyllä. Sama henkilö voi olla esimerkiksi yhden kohteen myyjä ja toisen kohteen ostaja. Jokaiselle kohteelle luodaan oma kutsu ja kutsulinkki.
Voinko muokata kutsuviestin sisältöä?
Ei tällä hetkellä mahdollista. Kutsuviestin sisältö on kaikille asiakkaille yhtenäinen, eikä sitä voi muokata kohdekohtaisesti. Asiakkaan rooli vaikuttaa automaattisesti sähköpostin otsikkoon ja osaan viestin sanamuodoista.
Mitä tapahtuu, kun poistan kutsun?
Asiakkaan pääsy asiakasportaaliin päättyy välittömästi ja kaikki avoimet kirjautumisistunnot suljetaan. Jos haluat antaa asiakkaalle pääsyn uudelleen, luo hänelle uusi kutsu.
Voinko nähdä, milloin asiakas on käynyt portaalissa?
Et tällä hetkellä. Asiakasportaalissa ei ole välittäjälle näkyvää asiakaskohtaista käyntilokia.