Ennen uuden asiakkaan luomista tarkista, että löytyykö asiakkaan tiedot jo asiakasrekisteristä.
Asiakkuus muodostuu asiakasrekisteriin myös automaattisesti seuraavissa tapauksissa:
- DIXU:n kautta kohteesta ostotarjouksen tehneet henkilöt.
- Asiakkuus on muodostunut liidiksi (potentiaalinen toimeksiantaja) esim. välitysliikkeen kotisivujen kautta.
- Kohteelle muodostunut liidi esim. Oikotien kautta (potentiaalinen ostaja / vuokralainen).
Tällöin asiakaskorttiin tulee merkintä joko lisätietoon (Asiakas lisättiin CRM:ään automaattisesti Dixussa tehdyn ostotarjouksen tietojen pohjalta) tai luokitteluun (Ostaja, Potentiaalinen ostaja / vuokralainen / myyjä).
Uuden asiakkaan luominen
Mikäli asiakasta ei entuudestaan löydy asiakasrekisteristä, tulee luoda uusi asiakas. Uusi asiakas voidaan luoda asiakasrekisteristä, tai kaikkialta, joissa asiakkuus on tarpeen (esim. kohdetta tai tarjousta luodessa) klikkaamalla Luo uusi CRM-asiakas.
Huom: Kaikki tahot joiden kanssa välittäjä on Linearin kautta tekemisissä (esim. dokumentteja, allekirjoituskutsuja, yms. lähetettäessä), tulee asiakas ensiksi olla tallennettuna asiakasrekisteriin ja asiakkaan tiedoissa pitää sähköpostiosoite olla kirjattuna.
Valitse alkuun asiakkaan tyyppi: Yksityishenkilö, Yritysasiakas tai Kuolinpesä. Alta löydät tarkempaa tietoa eroavaisuuksista näiden välillä. Huomioithan, että asiakkaan tietoja syöttäessä kaikki tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia täyttää, jotta asiakas voidaan luoda.
Yksityishenkilön lisääminen
Vaikka pakollisia (tähdellä merkittyjä) kenttiä ei ole montaa, suosittelemme täyttämään asiakkaan tiedot mahdollisimman kattavasti jo heti asiakasta luodessa. Esim. asiakkaan henkilötunnusta tarvitaan, jotta asiakas voi allekirjoittaa Linearista lähetettäviä sopimuksia ja dokumentteja. Voit kuitenkin myöhemminkin esim. asiakaskortilta päivitellä puuttuvia tietoja.
Asiakkaalle asetettu Kieli määrittää, millä kielellä asiakkaalle lähetettävät sähköpostit, kuten allekirjoituskutsut, toimitetaan. Kieli määrittää myös asiakkaalle näkyvän käyttöliittymän kielen Signicat-allekirjoituspalvelussa. Oletusarvoisesti asiakkaan Kieli-kenttään täyttyy välitysliikkeen kotimaan pääkieli (esimerkiksi Suomessa suomi ja Virossa viro).
Huom: Mikäli yrityksellänne on käytössä viestiautomaatioita (esim. Typeform-palautekyselyitä) voit asiakkaan tiedoissa (aivan tietojen pohjalla) merkitä Älä lähetä välitysliikekohtaisia automaattisia viestejä. Kun asetus on päällä, asiakas ei vastaanota viestiautomaatioissa asetettuja viestejä. Järjestelmästä lähteviin muihin viesteihin, liittyen esimerkiksi allekirjoituskutsuihin, tällä ei ole vaikutusta.
Yritysasiakkaan lisääminen
Uutta yritystä luodessa yritykselle tulee lisätä vähintään yksi yhteyshenkilö, mutta niitä voi olla myös useita. Yhteyshenkilöksi valitaan olemassa oleva tai luodaan uusi yksityishenkilö.
Voit myös määrittää, ketkä ovat vastuussa yrityksen allekirjoituksista. Allekirjoituskutsut lähtee henkilöille, jotka on merkitty pääyhteyshenkilöiksi. Jos pääyhteyshenkilöitä ei ole asetettu, kaikki yhteyshenkilöt allekirjoittavat sopimukset
Kuolinpesän lisääminen
Kuolinpesää syöttäessä kirjaa alkuun kuolinpesän nimi. Suosittelemme kirjaamaan asiakkaan nimen loppuun tunnisteen kuten "kuolinpesä" tai "kp" (esim. Matti Meikäläisen kuolinpesä), jotta myös mm. toimeksiantosopimuksella ja kauppakirjalla asiakkuuden tyyppi on helposti tunnistettavissa.
Syötä tämän jälkeen kuolinpesän osalliset. Kuolinpesän osallisena voi olla yksityishenkilöitä, yrityksiä tai muita kuolinpesiä. Osalliset ovat kuolinpesän osakkaita tai muuten vastaavat kuolinpesään liittyvistä asioista (esim. lakitoimisto tai juristi). Osallisille voidaan merkitä erilaisia rooleja, kuten Osakas, Allekirjoittaja ja Yhteyshenkilö. Roolit määrittelevät sen kuka tai ketkä allekirjoittavat kuolinpesän puolesta esim. toimeksiantosopimuksen, sekä mikä tieto esitetään mm. kauppakirjalla.
Huom: Osalliselta, joka on valtuuttanut toisen osallisen tulee poistaa Allekirjoittaja-rooli. Jos kuolinpesän osakas on valtuuttanut toisen osallisen allekirjoittamaan hänen puolestaan, suosittelemme myös lisäämään valtakirjan kohteen arkistoon, jotta se löytyy Linearista.
Alla olevan kuvan esimerkissä kuolinpesälle on lisätty kolme osallista: Anton Asikainen, Niina Virtanen sekä Matilda Fagerlundin kuolinpesä. Kaikkien kolmen rooli kuolinpesässä on Osakas ja Allekirjoittaja.
Matilda Fagerlundin kuolinpesän osalta nähdään, että tälle on merkitty kolme muuta osallista: Antero Heikkilä, Niina Nurmi ja Asianajotoimisto Heikkinen Oy. Anteron ja Niinan rooliksi on merkitty ainoastaan osakas, koska he ovat valtuuttaneet asianajotoimiston allekirjoittamaan heidän puolestaan.
Näin ollen mikäli esimerkin mukainen kuolinpesä olisi asiakkaana toimeksiannolla, allekirjoituskutsut lähetettäisiin: (1.) Anton Asikaiselle, (2.) Niina Virtaselle sekä (3.) Asianajotoimisto Heikkinen Oy yrityksen edustajalle