Toimeksianto löytyy kohdekortin toiselta välilehdeltä: Toimeksianto & KYC.
Toimeksiannon täyttö tehdään samaan tapaan oli se sitten asunto-osake, kiinteistö, tarjouskauppa tai vuokrakohde. Lomakkeilla on kuitenkin huomioitu kunkin kohteen erityispiirteet ja sopimustekstit.
Aluksi tulee valita sopimuspohja (Linearin tai Oma sopimuspohja) ja allekirjoitustapa (Sähköinen allekirjoitus tai Käsin allekirjoitettu sopimus):
Linearin sopimuspohja / Oma sopimuspohja
Linearin sopimuspohja sisältää tarvittavat juridiset tekstit toimeksiannon suorittamiseen. Allekirjoitettava sopimuspohja muodostuu täytettyäsi sopimuksen tiedot ja ehdot järjestelmään.
Oma sopimuspohja voi olla esim. määrämuotoinen kaavake, joka täytetään käsin ja arkistoidaan allekirjoitettuna Lineariin. Tällöin Lineariin tarvitsee täyttää vain muutama järjestelmän vaatima kenttä.
Huomioita toimeksiannon täyttämisessä
- Toimeksiannon voi tallentaa luonnoksena ja jatkaa myöhemmin.
- Kauppatapa: Perinteinen / Tarjouskauppa tulee valita toimeksiannolla. Allekirjoituksen jälkeen ei kauppatapaa voi vaihtaa selostusliitteeltä. Jos perinteinen halutaan vaihtaa tarjouskaupaksi (tai toisin päin), on kohteesta laadittava uusi toimeksianto.
- Toimeksiantajia voi muokata, lisätä ja poistaa niin kauan, kunnes toimeksianto on lähetetty allekirjoitettavaksi.
- Jos täytät Suostumuksenantajan ja haluat häneltä toimeksiantovaiheessa allekirjoituksen, tee siitä erillinen dokumentti, johon pyydät allekirjoituksen dokumenttien hallinnan kautta. Linear vaatii suostumuksenantajan allekirjoituksen vasta kauppakirjaan.
- Kun kohteella on useampi toimeksiantaja, voidaan valita yksi Valtuutettu päämyyjä, joka allekirjoittaa muiden puolesta toimeksiannon, selostusliitteen ja hyväksyy ostotarjouksen. Jos toimeksiannolla ei ole valittu valtuutettua päämyyjää, kaikki toimeksiantajat allekirjoittavat nämä asiakirjat.
- Jos toimeksiantajana on kuolinpesä, voidaan asiakasrekisterissä määritellä kuolinpesän puolesta allekirjoittavat henkilöt, joille toimeksianto lähtee allekirjoitettavaksi.
- Toimeksiantosopimuksella voidaan määritellä toimeksiannon voimassaoloaika. Voimassaoloaika voi maksimissaan olla neljä kuukautta paitsi jos toimeksiantajana toimii yritys. Jos toimeksiantajana on yritys voit kohtaan Kohdetta myyvä yritys myy asuntoja tai tarjoaa niitä vastiketta vastaan elinkeinotoimintana merkitä Kyllä ja määritellä pidemmän voimassaoloajan.
- Linearin sopimuspohjaa käyttäessä järjestelmä luo automaattisesti Asiakkaan tunteminen (KYC) -lomakkeen kullekin toimeksiantajalle allekirjoitettavaksi. Mikäli yksi henkilö edustaa kaikkia toimeksiantajia, hän myös allekirjoittaa jokaisen lomakkeen.
- Mikäli kohdassa Kutsuminen on valittu, että toimeksiantosopimuksen ehtoihin on sitouduttu muualla kuin välitysliikkeen toimitiloissa (= kotimyynti / etämyynti), tuottaa järjestelmä automaattisesti Peruutuslomakkeen allekirjoitettavien dokumenttien joukkoon.
- Toimeksiannon lisätiedot -kohtaan kannattaa kirjata kaikki mahdolliset muut ehdot, mitä toimeksiannolla halutaan näkyvän.
- Valmista toimeksiantoa voi esikatsella ennen sen allekirjoitukseen lähettämistä. Esikatselussa näkyy toimeksiantosopimuksen lisäksi kunkin toimeksiantajan KYC-lomake, Peruuttamisohje (mikäli koti-/etämyynti valittu) sekä Toimeksianto isännöitsijälle (mikäli kohde on asunto-osake).