Seuraavat prosessin vaiheet vaativat suoraan tai välillisesti Linearin kautta tehtävän allekirjoituksen:
- Toimeksianto
- Selostusliite / Asuntotietolomake
- Ostotarjous
- DIAS-kaupan kauppakirja
- Vuokrasopimus
Allekirjoitukset voidaan toteuttaa manuaalisesti, sähköisesti tai manuaalisen ja sähköisen yhdistelmänä.
Sähköinen allekirjoitus
Sähköisessä allekirjoituksessa Linear hyödyntää digitaalista, vahvaa Signicat -tunnistautumista, joka toimii pankkitunnuksilla ja mobiilivarmenteella.
Huom: Linear ei toistaiseksi tue muita sähköisen allekirjoituksen tapoja, esim. edunvalvojien käyttämiä.
Kun dokumentti lähetetään allekirjoitettavaksi, saa asiakas sähköpostiinsa viestin, josta löytyy linkki Signicat -allekirjoituspalveluun. Täällä asiakkaan tulee käydä läpi kaikki allekirjoitettavat asiakirjat ja kuitata lukeneensa kaikki asiakirjat, ennen kuin hän voi suorittaa allekirjoituksen.
Välittäjä saa tiedon sähköpostiinsa, kun kaikki ovat allekirjoittaneet. Välittäjä voi myös seurata allekirjoitusten etenemistä Linearissa. Lisäksi hän voi lähettää allekirjoituskutsut uudelleen henkilöille, joiden allekirjoitus puuttuu painamalla "Uudelleenlähetä allekirjoituslinkit".
Vaihtoehtoisesti välittäjä voisi klikata pientä ikonia "Odottaa allekirjoitusta" -tekstin perässä, jolloin linkki tallentuu leikepöydälle ja sen voi lähettää muuta viestintävälinettä (esim. sähköposti tai WhatsApp) käyttäen asiakkaalle.
Mikäli allekirjoitukselle ei ole asetettu aikarajaa (kuten ostotarjouksessa tehdään) on sähköisen allekirjoituksen linkki voimassa 30 päivää, jonka jälkeen yrittäessään asiakas saa viestin vanhentuneesta linkistä "The documents are not available". Sama virheviesti ilmenisi asiakkaalle myös jos hän olisi tunnistautumassa allekirjoittamaan dokumenttia, jonka hän on jo kertaalleen allekirjoittanut.
HUOM: Jos sähköinen allekirjoitusprosessi keskeytetään (kts. alla) allekirjoituslinkit eivät tämän jälkeen myöskään enää toimi.
Käsin / manuaalinen allekirjoitus
Käsin allekirjoitettu sopimus tulee skannata ja ladata Linearin, jolloin se tallentuu arkistoon. Sopimus voidaan ladata sille sopivaan kohtaan kohdekortilla esim. toimeksianto tai selostusliite -välilehdellä.
Käsin / manuaalisen ja sähköisen allekirjoituksen yhdistelmä
Toimeksiannoilla, selostusliitteellä / asuntotietolomakkeella, ostotarjouksilla sekä vuokrasopimuksella toimii ns. seka-allekirjoitus.
Suositeltavaa on, että ensin dokumentti allekirjoitetaan sähköisesti kaikkien siihen kykenevien toimesta, jonka jälkeen painetaan Keskeytä ja lataa sopimus -painiketta. Näin saadaan osittain allekirjoitettu dokumentti ulos Signicatista ja se voidaan tulostaa ja viedä lopuille allekirjoittajille käsin allekirjoitettavaksi.
DIAS Kauppa
Asunto-osakkeen DIAS -kauppa allekirjoitetaan DIAS-palvelussa.
Kiinteistön DIAS -kaupassa valtuutukset allekirjoitetaan DIAS-palvelussa ja varsinainen kauppakirja Kiinteistönvaihdannan palvelussa.
Valtakirjat ym. dokumentit
Erinäiset allekirjoitettavat dokumentit, esim. valtakirjat voidaan lähettää sähköisesti allekirjoitettavaksi dokumenttien hallinnan kautta.