Sähköisissä allekirjoituksissa Linear käyttää Signicat-allekirjoituspalvelua, joka on Pohjoismaiden suurimpia ja luotetuimpia allekirjoituspalveluja. Signicat täyttää myös Euroopan unionin eIDAS-asetuksen (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) vaatimukset, joten Signicat on eIDAS-hyväksytty.
Tällä hetkellä Linearin kautta on mahdollista allekirjoituttaa dokumentteja sähköisesti Signicatin palvelun avulla suomalaisille ja virolaisille asiakkaille. Kun luot uutta asiakasta tai muokkaat olemassa olevan asiakkaan tietoja, valitse kentässä "Sähköisen tunnistautumisen maa" oikea vaihtoehto tunnistautumista ja allekirjoitusta varten.
Allekirjoituksien jälkeen dokumenteille muodostuu ns. sinetit, joilla dokumentin sähköinen allekirjoitus on todennettavissa.
Huom: Allekirjoituksien sinetit ovat todennettavissa vain sähköisesti arkistoidulta dokumentilta, eli tulostetulta dokumentilta allekirjoituksia ei voi varmuudella todentaa. Suosittelemme näin ollen, että mikäli jokin taho (esim. pankki) tarvitsi nähdä sähköisesti allekirjoitetun dokumentin, se toimitettaisiin heille sähköisessä muodossa.
Ohjeet dokumentin allekirjoittamiseen Signicatissa
Signicatissa tunnistautuminen dokumenttien allekirjoittamiseen toimii kaikkien suomalaisten pankkien pankkitunnuksilla sekä mobiilivarmenteella. Allekirjoittaja kirjautuu alkuun tunnuksillaan Signicatiin sisään, tämän jälkeen selaa allekirjoitettavat dokumentit läpi ja lopuksi hyväksyy ne allekirjoituksellaan jos kaikki on kunnossa.
Näin sähköinen allekirjoittaminen tapahtuu askel askeleelta:
- Allekirjoittaja saa sähköpostiinsa kutsun allekirjoittamaan dokumentteja. Kutsu sisältää linkin Signicatiin. Välittäjä voisi myös lähettää allekirjoituslinkin esim. tekstiviestillä tai WhatsApp-sovelluksella, jos hän on kopioinut linkin Linearista ja liittänyt sen erilliseen viestiin asiakkaalle.
- Allekirjoittaja avaa linkin tietokoneella tai käyttämällään älylaitteella ja tunnistautuu Signicatiin. Ruudulla näkyy lista tunnistamistavoista, joista allekirjoittaja valitsee hänelle sopivan:
Huom: Mikäli tunnistautuminen ei onnistu löydät yleisimmät syyt täältä.
3. Tunnistautumisen jälkeen avautuu ns. tehtävänäkymä. Tässä näkymässä on lueteltuna ne asiakirjat, jotka odottavat allekirjoitusta.
Huom: Tässä vaiheessa ei vielä allekirjoiteta / hyväksytä mitään vaan päästään selaamaan dokumentteja.
4. Seuraavaksi pääsee selaamaan allekirjoitettavia dokumentteja ja dokumentin liitteitä yksi kerrallaan. Tällä ruudulla voi:
- Vaihtaa selattavaa dokumenttia siirtymällä asiakirjasta toiseen klikkaamalla ruudun yläosassa ko. dokumentin nimeä tai ruudun oikeassa ja vasemmassa reunassa näkyviä nuolia.
- Alareunasta löytyvillä merkeillä voi
- suurentaa ja pienentää dokumentin kokoa
- laajentaa dokumentin koko ruudulle
- ladata dokumentin omalle laitteellesi
- poistua, eli kirjautua turvallisesti ulos hyväksymättä asiakirjoja (saman linkin kautta dokumentin voisi tulla allekirjoittamaan myöhemmin)
- Dokumentin nimen edessä (yläreunassa) näkyvä "check"-merkki tarkoittaa sitä, että kyseistä dokumenttia on silmäilty. Asiakirjoja ei voi allekirjoittaa ennen kuin kaikilla dokumenteilla (jos niitä on useampi) on käyty vähintään silmäilemässä (jokaisen dokumentin edessä tulee olla check-merkki).
(5. Mikäli allekirjoittaja ei muutamaan minuuttiin ole liikkunut ruudulla, tulee automaattinen aikakatkaisu. Tämä estää asiattomien pääsyn asiakirjoihin käsiksi.)
6. Kun kaikki dokumentit on luettu läpi ja ne halutaan allekirjoittaa, allekirjoittaja voi klikata joko oikeasta yläkulmasta tai oikeasta laidasta löytyvää Allekirjoita asiakirjat-nappia.
Huom: Allekirjoita-painike löytyy alareunasta, mikäli allekirjoitettavia dokumentteja on vain yksi.
7. Ruudulle avautuu vielä allekirjoituksen vahvistusruutu, jossa jälleen näkyy lista allekirjoitettavista dokumenteista. Vasta kun allekirjoittaja ruksittaa, että dokumentit on tarkistettu ja ne halutaan hyväksyä muuttuu Allekirjoita asiakirjat -painike valittavaksi. Vasta sen jälkeen kun tästä on klikattu allekirjoitukset muodostuvat dokumenteille.
Huom: Allekirjoittajan on tärkeä huomioida, että allekirjoitus koskee kaikkia listassa näkyviä dokumentteja. Mikäli joukossa olisi dokumentteja joita allekirjoittaja ei halua allekirjoittaa hänen tulisi olla yhteydessä sopimuksen luoneeseen välittäjään.
8. Kun kaikki sopimuksen osapuolet (jos useita) ovat allekirjoittaneet dokumentit, allekirjoittajat saavat sähköpostissa tiedon siitä, että dokumentit on allekirjoitettu.