Viestiautomaatioiden avulla välitysliike voi parantaa asiakasviestintäänsä sekä tehdä jälkimarkkinointia. Lisäksi viestiautomaatioilla välitysliike voisi myös automatisoida palautekyselyiden lähetyksen Typeformin avulla.
Viestiautomaatioita voi muokata henkilöt, joilla on niihin muokkausoikeudet. Muokkausasetuksiin pääsee joko vasemman reunan valikosta valitsemalla Viestit ja kyselyt -> Asetukset tai menemällä Yrityksen asetukset -> Viestit ja kyselyt
Jokaiselle viestiautomaatiolle on oma hallintamoduuli, jossa
- Ylhäällä näkyy viestin aihe ja sen aktivointi- / deaktivointikytkin
- Kysely-kenttään tulee alasvetovalikosta valita haluttu Typeformissa laadittu kyselylomake (jos Typeform-integraatio käytössä)
- Saatetekstin otsikko tulee näkyviin asiakkaan saaman sähköpostiviestin otsikkoon
- Saateteksti on sähköpostin leipäteksti
- Kyselylinkin kautta voi käydä tarkastamassa, mitä kohdassa 2. valittu kysely sisältää
- Sengrid Template -kenttään voidaan lisätä automaattisen kyselyn mukana lähetettävä esim. markkinointiviesti.
Mikäli yritys on osa konsernia, eli se on aliyritys tai toimipiste, yrityksen viestiautomaatio- ja palalutekyselyasetukset periytyvät oletuksena sen emoyritykseltä. Muokkaamalla ja hallinnoimalla asetuksia emoympäristössä voi yhtenäistää samat asetukset kaikkiin konsernin yrityksiin. Tarvittaessa jokaiselle aliyritykselle tai toimipisteelle voidaan kuitenkin määrittää myös omat yksilölliset asetukset.
Linearin kautta on käytössä seuraavat viestiautomaatiot:
- Kohde myyty (myyjälle)
- Kohde myyty (ostajalle)
- Kohde vuokrattu (vuokranantajalle)
- Kohde vuokrattu (vuokralaiselle)
- Liidi menetetty
- Myyntitoimeksianto päättynyt
- Vuokratoimeksianto päättynyt
- Tuleva arvio-/hankintakäynti
- Tuleva arvio-/hankintakäynti (24 tuntia ennen ajankohtaa)
- Tapahtunut arvio-/hankintakäynti
- Jälkimarkkinointiviestejä (välitysliike voi itse määritellä kuinka monta kuukautta kauppojen jälkeen kyseinen viesti lähetetään):
- Kauppojen jälkeen 1 (ostajalle)
- Kauppojen jälkeen 2 (ostajalle)
- Kauppojen jälkeen 3 (ostajalle)
- Kauppojen jälkeen 1 (myyjälle)
- Kauppojen jälkeen 2 (myyjälle)
- Kauppojen jälkeen 3 (myyjälle)
- Kohteen esittelyihin liittyviä viestejä. Nämä koskee sekä välittäjän itse lisäämiä yksityisesittelyitä että Oikotien ajanvarauksen kautta tehtyjä esittelyvarauksia.
- Esittelyn vahvistusviesti toimeksiantajalle
- Esittelyn vahvistusviesti nykyiselle vuokralaiselle
- Esittelyn vahvistusviesti potentiaaliselle ostajalle
- Esittelyn vahvistusviesti potentiaaliselle vuokralaiselle
- Esittelyn peruutusviesti toimeksiantajalle
- Esittelyn peruutusviesti nykyiselle vuokralaiselle
- Esittelyn peruutusviesti potentiaaliselle ostajalle
- Esittelyn peruutusviesti potentiaaliselle vuokralaiselle
- Esittelevä välittäjä vaihtunut
Viestiautomaatioiden ja palautekyselyiden ehdot:
Jotta järjestelmä automaattisesti lähettää viestejä, viestiautomaation/palautekyselyn tulee täyttää tietyt ehdot.
Kaikkiin alla listattuihin viestiautomaatioihin ja palautekyselyihin liittyvät ehdot:
- Asiakkaalla on sähköpostiosoite tallennettuna CRM:ään (asiakkaan tietoihin).
- Asiakkaalle on sallittu lähettää viestiautomaatioita (artikkelin pohjalta löytyy ohjeet ja kuvankaapaus, miten voit asiakaskohtaisesti estää viestiautomaation lähetyksen).
- Asiaan liittyvällä välittäjällä on aktiivinen käyttäjätunnus Linearissa. Arkistoiduilta käyttäjiltä ei lähde viestiautomaatioita.
Kohde myyty (myyjälle lähtevä)
- Lähetetään toimeksiannon hankkijan nimissä seuraavana päivänä jos kaikki ehdot täyttyvät.
Ehdot:
- Samaa viestiautomaatiota/palautekyselyä ei ole asiaan liittyen vielä aiemmin lähetetty
- Myyntipäivämäärä on menneisyydessä, enintään 30 päivää sitten
- Kohde on "Myyty" -tilassa
Kohde myyty (ostajalle lähtevä)
- Lähetetään toimeksiannon hoitajan nimissä seuraavana päivänä jos kaikki ehdot täyttyvät.
Ehdot:
- Samaa viestiautomaatiota/palautekyselyä ei ole asiaan liittyen vielä aiemmin lähetetty
- Myyntipäivämäärä on menneisyydessä, enintään 30 päivää sitten
- Kohde on "Myyty" -tilassa
Kohde vuokrattu (vuokranantajalle lähtevä)
- Lähetetään seuraavana päivänä jos kaikki ehdot täyttyvät.
Ehdot:
- Samaa viestiautomaatiota/palautekyselyä ei ole asiaan liittyen vielä aiemmin lähetetty
- Vuokrauspäivämäärä on menneisyydessä, enintään 30 päivää sitten
- Kohde on "vuokrattu" -tilassa
Kohde vuokrattu (vuokralaiselle lähtevä)
- Lähetetään seuraavana päivänä jos kaikki ehdot täyttyvät.
Ehdot:
- Samaa viestiautomaatiota/palautekyselyä ei ole asiaan liittyen vielä aiemmin lähetetty
- Vuokrauspäivämäärä on menneisyydessä, enintään 30 päivää sitten
- Kohde on "vuokrattu" -tilassa
Liidi menetetty
- Lähetetään viiden minuutin välein (esim. klo 14.05) jos kaikki ehdot täyttyvät
Ehdot:
- Samaa viestiautomaatiota/palautekyselyä ei ole asiaan liittyen vielä aiemmin lähetetty
- Liidi on "hävitty" -tilassa
Myyntitoimeksianto päättynyt
- Lähetetään toimeksiannon hankkijan nimissä seuraavana tasatuntina (esim. klo 14.00) jos kaikki ehdot täyttyvät
Ehdot:
- Samaa viestiautomaatiota/palautekyselyä ei ole asiaan liittyen vielä aiemmin lähetetty
- Toimeksianto on "päättynyt" tilassa ja siirtynyt siihen vähintään viikko sitten, mutta enintään kaksi viikkoa sitten
- Toimeksianto on "irtisanottu" -tilassa ja siirtynyt siihen enintään viikko sitten
- Toimeksiannolla on toimeksiantonumero
- Kohde on ollut julkaistuna
- Kohde on "Toimeksianto päättynyt" tai "Toimeksianto irtisanottu" -tilassa
Vuokratoimeksianto päättynyt
- Lähetetään seuraavana tasatuntina (esim. klo 14.00) jos kaikki ehdot täyttyvät
Ehdot:
- Samaa viestiautomaatiota/palautekyselyä ei ole asiaan liittyen vielä aiemmin lähetetty
- Toimeksianto on "päättynyt" tilassa ja siirtynyt siihen vähintään viikko sitten, mutta enintään kaksi viikkoa sitten
- Toimeksianto on "irtisanottu" -tilassa ja siirtynyt siihen enintään viikko sitten
- Toimeksiannolla on toimeksiantonumero
- Kohde on ollut julkaistuna
- Kohde on "Toimeksianto päättynyt" tai "Toimeksianto irtisanottu" -tilassa
Tuleva hankintakäynti
- Lähetetään viiden minuutin välein (esim. klo 14.05) jos kaikki ehdot täyttyvät
Ehdot:
- Tapaamisen tyypiksi on merkitty "Hankintakäynti" tai "Arviontikäynti"
- Tapaamisen ajankohta on tulevaisuudessa
- Joko: Tapaamisesta ei ole lähtenyt tätä viestiautomaatiota/kyselyä TAI Tapaamisen tietoja on sittemmin muokattu ja tällöin joko:
- Tapaamisen ajankohta on yli 24 tuntia tulevaisuudessa
- "Tuleva hankintakäynti (24 tuntia ennen ajankohtaa)" -viestiautomaatio ei ole päällä
Tuleva hankintakäynti (24 tuntia ennen ajankohtaa)
- Lähetetään seuraavana tasatuntina (esim. klo 14.00) jos kaikki ehdot täyttyvät
Ehdot:
- Tapaamisen tyypiksi on merkitty "Hankintakäynti" tai "Arviontikäynti"
- Tapaamisen ajankohta on enintään 24 tuntia tulevaisuudessa
- Tapaamisesta on lähetetty "Tuleva hankintakäynti" -viestiautomaatio TAI "Tuleva hankintakäynti" -viestiautomaatio ei ole päällä
- Joko: Tapaamisesta ei ole lähtenyt tätä eikä "Tuleva hankintakäynti" -viestiautomaatioita/kyselyitä viimeisen 24 tunnin sisällä TAI Tapaamisen tietoja on sittemmin muokattu
Tapahtunut hankintakäynti
- Lähetetään viiden minuutin välein (esim. klo 14.05) jos kaikki ehdot täyttyvät
Ehdot:
- Samaa viestiautomaatiota/palautekyselyä ei ole asiaan liittyen vielä aiemmin lähetetty
- Tapaamisen tyypiksi on merkitty "hankintakäynti"
- Tapaamisen päättymisaika on menneisyydessä tai aloitusaika on vähintään kaksi tuntia menneisyydessä
- Tapaaminen on luotu alunperin tulevaisuuteen
Kyselyyn vastattu
- Lähetetään viiden minuutin välein (esim. klo 14.05) jos kaikki ehdot täyttyvät
Ehdot:
- Typeform kyselyyn vastaaminen on suoritettu täysin loppuun
- Typeform kyselylle on määritetty tarvittavat tiedot jotta Linear osaa noutaa kyseisen kyselyn vastaukset ja yhdistää ne oikeisiin asiakkaisiin
- Kyselyn lähettäneellä yrityksellä on tallennettuna kelvollinen Typeform API-avain jolla on oikeus hakea kyseisen kyselyn vastaukset
- Kyselyyn on vastattu kuukauden päivän sisällä sen lähettämisestä
Kauppojen jälkeen (myyjälle)
- Lähetetään toimeksiannon hankkijan nimissä seuraavana tasatuntina (esim. klo 14.00) jos kaikki ehdot täyttyvät
- Käyttäjä valitsee kuukausimäärän, jonka kuluttua kohteen myymisestä viesti lähetetään (kts. lisätiedot alta)
Ehdot
- Samaa viestiautomaatiota/kyselyä ei ole asiaan liittyen vielä aiemmin lähetetty
- Myyntipäivämäärä on menneisyydessä, vähintään käyttäjän valitseman kuukausimäärän verran ja enintään viikko sen jälkeen
- Myyntipäivämäärä on kohteen kaupanselvityksen toteutunut kaupantekopäivä
Kauppojen jälkeen (ostajalle)
- Lähetetään toimeksiannon hoitajan nimissä seuraavana tasatuntina (esim. klo 14.00) jos kaikki ehdot täyttyvät
- Käyttäjä valitsee kuukausimäärän, jonka kuluttua kohteen myymisestä viesti lähetetään (kts. lisätiedot alta)
Ehdot
- Samaa viestiautomaatiota/kyselyä ei ole asiaan liittyen vielä aiemmin lähetetty
- Myyntipäivämäärä on menneisyydessä, vähintään käyttäjän valitseman kuukausimäärän verran ja enintään viikko sen jälkeen
- Myyntipäivämäärä on kohteen kaupanselvityksen toteutunut kaupantekopäivä
Esittelyn vahvistusviesti toimeksiantajalle
- Lähetetään viiden minuutin välein (esim. klo 14.05) jos kaikki ehdot täyttyvät
- Lähetetään uudestaan jos esittelyn ajankohta muuttuu
Ehdot:
- Samaa viestiautomaatiota ei ole asiaan liittyen vielä aiemmin lähetetty
- Esittelyn tyyppi on yksityisesittely
- Esittelyä on päivitetty viimeisen vuorokauden aikana
- Esittelyn ajankohta on tulevaisuudessa
Esittelyn vahvistusviesti nykyiselle vuokralaiselle
- Lähetetään viiden minuutin välein (esim. klo 14.05) jos kaikki ehdot täyttyvät
- Lähetetään uudestaan jos esittelyn ajankohta muuttuu
Ehdot:
- Samaa viestiautomaatiota ei ole asiaan liittyen vielä aiemmin lähetetty
- Esittelyn tyyppi on yksityisesittely
- Esittelyä on päivitetty viimeisen vuorokauden aikana
- Esittelyn ajankohta on tulevaisuudessa
Esittelyn vahvistusviesti potentiaaliselle ostajalle
- Lähetetään viiden minuutin välein (esim. klo 14.05) jos kaikki ehdot täyttyvät
- Lähetetään uudestaan jos esittelyn ajankohta muuttuu
Ehdot:
- Samaa viestiautomaatiota ei ole asiaan liittyen vielä aiemmin lähetetty
- Esittelyn tyyppi on yksityisesittely
- Esittelyä on päivitetty viimeisen vuorokauden aikana
- Esittelyn ajankohta on tulevaisuudessa
Esittelyn vahvistusviesti potentiaaliselle vuokralaiselle
- Lähetetään viiden minuutin välein (esim. klo 14.05) jos kaikki ehdot täyttyvät
- Lähetetään uudestaan jos esittelyn ajankohta muuttuu
Ehdot:
- Samaa viestiautomaatiota ei ole asiaan liittyen vielä aiemmin lähetetty
- Esittelyn tyyppi on yksityisesittely
- Esittelyä on päivitetty viimeisen vuorokauden aikana
- Esittelyn ajankohta on tulevaisuudessa
Esittelyn peruutusviesti toimeksiantajalle
- Lähetetään viiden minuutin välein (esim. klo 14.05) jos kaikki ehdot täyttyvät
Ehdot:
- Samaa viestiautomaatiota ei ole asiaan liittyen vielä aiemmin lähetetty
- Esittelyn tyyppi on yksityisesittely
- Esittely poistettu viimeisen vuorokauden aikana
- Esittelyn ajankohta on tulevaisuudessa
Esittelyn peruutusviesti nykyiselle vuokralaiselle
- Lähetetään viiden minuutin välein (esim. klo 14.05) jos kaikki ehdot täyttyvät
Ehdot:
- Samaa viestiautomaatiota ei ole asiaan liittyen vielä aiemmin lähetetty
- Esittelyn tyyppi on yksityisesittely
- Esittely poistettu viimeisen vuorokauden aikana
- Esittelyn ajankohta on tulevaisuudessa
Esittelyn peruutusviesti potentiaaliselle ostajalle
- Lähetetään viiden minuutin välein (esim. klo 14.05) jos kaikki ehdot täyttyvät
Ehdot:
- Samaa viestiautomaatiota ei ole asiaan liittyen vielä aiemmin lähetetty
- Esittelyn tyyppi on yksityisesittely
- Esittely poistettu viimeisen vuorokauden aikana
- Esittelyn ajankohta on tulevaisuudessa
Esittelyn peruutusviesti potentiaaliselle vuokralaiselle
- Lähetetään viiden minuutin välein (esim. klo 14.05) jos kaikki ehdot täyttyvät
Ehdot:
- Samaa viestiautomaatiota ei ole asiaan liittyen vielä aiemmin lähetetty
- Esittelyn tyyppi on yksityisesittely
- Esittely poistettu viimeisen vuorokauden aikana
- Esittelyn ajankohta on tulevaisuudessa
Esittelevä välittäjä vaihtunut
- Lähetetään viiden minuutin välein (esim. klo 14.05) jos kaikki ehdot täyttyvät
Ehdot:
- Samaa viestiautomaatiota ei ole asiaan liittyen vielä aiemmin lähetetty
- Esittelyn tyyppi on yksityisesittely
- Esittelyä on päivitetty viimeisen vuorokauden aikana
- Esittelijä-ruutuun merkitty välittäjä on vaihdettu
Huom: Jos tietylle asiakkaalle EI haluta lähettää automaattisia viestejä, kyselyitä tai toivotuksia, voidaan asiakasrekisterissä merkata tämän asiakkaan kohdalle kielto automaattisten viestien lähetykseen. Järjestelmästä lähteviin muihin viesteihin, liittyen esimerkiksi sähköisiin allekirjoituksiin, tällä ei ole vaikutusta.