Linearin Käyttäjät-osiossa välitysliikkeen vastuuhenkilöt voivat hallinnoida yrityksen Linear-käyttäjiä ja heidän käyttöoikeuksiaan.
Käyttäjien näkeminen ja hallinnointi edellyttää, että henkilöllä on tätä varten riittävät käyttöoikeudet Linearissa.
Uuden käyttäjän luominen
1. Käyttäjän lisääminen
Käyttäjä, jolla on Käyttäjän luonti -käyttöoikeus, voi luoda yritykselle uusia Linear-käyttäjiä valitsemalla Käyttäjät-osiossa Uusi käyttäjä.
2. Pakolliset tiedot
Uutta käyttäjää luodessa tulee täyttää vähintään:
- Nimi
- Sähköpostiosoite
Muut tiedot voidaan täyttää luontivaiheessa, mutta käyttäjä voi myös täydentää omia profiilitietojaan myöhemmin omista asetuksistaan rekisteröitymisen jälkeen.
3. Rekisteröintilinkin lähettäminen
Uutta käyttäjää luodessa voidaan valita, lähetetäänkö rekisteröintilinkki heti vai toimitetaanko se käyttäjälle myöhemmin.
Huom: Käyttäjällä tulee olla toiminnassa oleva sähköpostiosoite, jotta rekisteröintilinkki voidaan vastaanottaa.
4. Käyttöoikeuksien määrittely
Käyttäjälle voidaan määritellä tarvittavat käyttöoikeudet Profiili-asetusten pohjalta jo luontivaiheessa. Halutessa oikeudet voi asettaa myös myöhemmässä vaiheessa käyttäjän tietoja muokkaamalla.
Käyttäjän muokkaaminen
Käyttäjä, jolla on Käyttäjätietojen muokkaus -oikeus, voi muokata yrityksen muiden Linear-käyttäjien tietoja ja käyttöoikeuksia Käyttäjät-osiossa.
1. Muokkausoikeuksien vaatimukset
Jotta käyttäjä voi muokata toisen henkilön tietoja, hänellä tulee olla:
- Käyttäjätietojen muokkaus -käyttöoikeus
- Korkeampi rooli kuin käyttäjällä, jota ollaan muokkaamassa
2. Roolien hierarkia
Linearissa käyttäjäroolit ovat hierarkiassa seuraavasti:
- Ylläpitäjä
- Pääkäyttäjä
- Välittäjä
Muokkausoikeudet rooleittain:
- Ylläpitäjä voi muokata Pääkäyttäjiä ja Välittäjiä, mutta ei muita Ylläpitäjiä.
- Pääkäyttäjä voi muokata Välittäjiä, mutta ei Ylläpitäjiä eikä muita Pääkäyttäjiä.
- Välittäjällä ei ole oikeutta muokata muiden käyttäjien tietoja.
3. Mistä muokkaus tapahtuu?
Käyttäjän tietoja voidaan muokata valitsemalla käyttäjän kohdalta joko:
- Kynä-ikoni
- Muokkaa-painike
Näytettävä toiminto riippuu siitä, tarkastellaanko käyttäjälistaa Tiivis-näkymässä vai Taulukko-näkymässä.
Käyttäjän arkistoiminen
Käyttäjä voidaan arkistoida silloin, kun hänellä ei ole enää tarvetta Linear-tunnuksille (esimerkiksi jos hän lopettaa alalla tai siirtyy toiseen välitysliikkeeseen). Arkistointi vastaa käytännössä käyttäjän poistamista käytöstä, mutta on hyvä huomioida, että arkistoitu käyttäjä voidaan palauttaa käyttöön milloin tahansa ja arkistoinnin yhteydessä ei poisteta tai piiloiteta mitään hänen aikaisemmin luotuja kohteita, asiakkaita tms.
1. Kuka voi arkistoida käyttäjän?
Käyttäjä, jolla on Käyttäjän poisto -käyttöoikeus, voi arkistoida muiden käyttäjien tunnukset Käyttäjät-osiosta. Arkistointi tehdään klikkaamalla käyttäjän kohdalta Roskakori-ikonista ja vahvistamalla toiminto valitsemalla Kyllä.
2. Mitä arkistoinnin jälkeen tapahtuu?
Kun käyttäjä on arkistoitu:
- Hän ei voi enää kirjautua Lineariin eikä näin ollen voi hallinnoida esim. omia kohteitaan tai asiakkaitaan.
- Kaikki hänen luomansa kohteet ja asiakkaat säilyvät edelleen Linearissa muiden käyttäjien käytettävissä.
Huomioithan, että arkistoitu käyttäjä ei myöskään lähetä asiakkaille enää viestiautomaatioita, mikäli yrityksellä on viestiautomaatiot käytössä.
3. Julkaistujen kohteiden siirtäminen ennen arkistointia
Ennen käyttäjän arkistoimista on suositeltavaa tarkistaa onko hänellä Linearista julkaistuja kohteita ja tarvittaessa siirtää hänen julkaistut kohteensa toiselle välittäjälle. Näin esimerkiksi kohdesivuilla näkyvät yhteystiedot pysyvät ajan tasalla.
4. Arkistoidun käyttäjän palauttaminen
Arkistoitu käyttäjä voidaan ottaa uudelleen käyttöön Käyttäjät-osiossa valitsemalla ensin Arkisto-näkymä ja klikkaamalla sen jälkeen palautettavan käyttäjän kohdalta Nuoli-painikkeesta.
Kun käyttäjän tunnus on palautettu hän voi kirjautua Lineariin normaalisti. Mikäli salasana on unohtunut, käyttäjä voi käyttää Unohditko salasanasi -toimintoa uuden salasanan luomiseen.