Mikäli Lineariin on ollut mahdollista tuoda yrityksenne vanhoja kohteita toisesta välitysjärjestelmästä ne näkyisivät Kohteet-osiossa Lukittuina tuontikohteina.
Tuodut kohteet ovat nimensä mukaisesti lukittuja ja niiden tietoja ei voi muokata. Lukitun tuontikohteen voi kuitenkin kopioida uudeksi kohteeksi jos se halutaan julkaista Linearista uudestaan.
HUOM: Lukituilla tuontikohteilla on tallennettuna vain julkisesti näkyvissä olevia kohdetietoja. Kohteen arkisto ja toimeksiannon tiedot eivät ole siirtyneet vanhasta järjestelmästä Lineariin.
Lukitun tuontikohteen kopiointi käydään vaihe vaiheelta tarkemmin läpi alempana, mutta pähkinänkuoressa suosittelemme toimimaan näin:
- Mikäli sinulla on käyttöoikeus useampaan Linear-ympäristöön, tarkista alkuun, että sinulla on oikeassa yläkulmassa valittuna se ympäristö, johon haluat kohteen kopioida.
- Siirry Kohteet-osioon ja etsi kohdelistauksesta kohde, jonka haluat kopioida ja avaa kohde.
HUOM: Tarkista ettei sinulla ole mitään muita suodattimia päällä, esim. Vain omat -täppä tulee deaktivoida ensin. - Klikkaa Toiminnot-nappia ja sen jälkeen avautuvasta valikosta valitse Kopioi kohde.
- Mikäli kopioitava kohde on asunto-osake, lisää tarvittaessa tieto rapusta ja huoneistosta.
- Järjestelmässä aukeaa nyt kopioitu kohde. Lisää kohteelle toimeksiantaja(t).
- Siirry kohteella Toimeksianto ja KYC -välilehdelle ja arkistoi kohteelle vanhassa järjestelmässä tehty toimeksianto, tai luo kohteelle uusi toimeksianto Linearissa.
- Siirry Kohteet tiedot -välilehdelle ja tarkista kohteen tiedot. Huomioi etenkin seuraavat asiat:
- Kohteen hintatiedot (esim. myyntihinta ja vastiketiedot) eivät kopioidu. Täytä ajantasaiset tiedot kopioidulla kohteella.
- Viat ja vahingot -tiedot eivät ole siirtyneet vanhasta järjestelmästä Lineariin. Täytä tiedot Linearissa kopioidulla kohteella.
- Linearissa saattaa olla tietokenttiä, joita vanhassa järjestelmässä ei ollut. Voit vielä käydä selostusliitteen läpi ja tarkastaa onko jotain muita tietoja mitä koet, että olisi hyvä lisätä tai päivittää ennen kuin se julkaistaan Linearista.
- Avaa kohteen Asiakirjat-osio. Voit Hallitse dokumentteja -osioon lisätä kohteen asiakirjoja.
- Esittelymateriaalit-sivulla voisit tarkistaa jos haluat tehdä muutoksia kuvajärjestykseen valitsemalla Hallitse kuvia. Lisäksi voisit jo tehdä valmiiksi markkinointimateriaaleja, kuten myyntiesitteen, ennen kohteen julkaisua.
- Kun kaikki näyttää olevan kunnossa voisit julkaista kohteen Julkaisu-välilehdeltä.
HUOM: Mikäli kohde on tällä hetkellä jo julkaistuna portaaleihin toisesta järjestelmästä, piilota julkaisu ensiksi vanhasta järjestelmästä ennen kuin julkaiset sen uudestaan Linearista.
Vaihe vaiheelta lukitun tuontikohteen kopiointi ja uudelleenjulkaisu:
Alempana käydään vielä kohta kohdalta kaikkia yllä kirjattuja vaiheita läpi. Tämä ohjeistus on tarkoitettu etenkin tilanteisiin, jossa uusi Linear-käyttäjä haluaisi julkaista Linearin kautta kohteen, joka on tällä hetkellä vielä julkaistuna toisessa järjestelmässä.
Suosittelemme aina työstämään yhtä kohdetta kerralla välttyäkseen virheiltä. Kannattaa toimia rauhallisesti ja seurata tarkkaan ohjeita etenkin ensimmäisten kohteiden kanssa. Jo muutaman kohteen jälkeen prosessi alkaa olla selkeä.
Vinkki: Voisit avata selaimessasi toisen välilehden, jossa sinulla on auki vanha järjestelmäsi. Näin voit järjestelmällisesti mm. tarkistaa mitkä kohteet haluat kopioida, sekä ladata vanhasta järjestelmästä tarvitsemiasi kohteen asiakirjoja (esim. toimeksianto tai isännöitsijäntodistus).
1. Oikea ympäristö
Mikäli yrityksenne on osa konsernia, jossa on useampi toimipiste, sinulla saattaa olla käyttöoikeus useampaan Linear-ympäristöön. Ennen kuin kopioit lukitun tuontikohteen ole tarkkana, että sinulla on oikeassa yläkulmassa aktiivisena se ympäristö, jonka alle haluat luoda kohteen Linearissa.
Muuta tarvittaessa ympäristöä klikkaamalla ns. yritysvalikosta nimesi vieressä:
2. Lukitun tuontikohteen löytäminen
Linearin Kohteet-osiosta löydät kaikki kohteet ja voit etsiä kohteita esim. osoitteella. Tehdessäsi hakua, varmista ettei sinulla ole mitään muita suodattimia päällä ja, että sinulla on Vain omat -täppä deaktivoituna.
Vinkki: Sinun ei tarvitse kirjoittaa hakukenttään koko osoitetta. Jos esim. etsit Ratakatu 5:sta, voisit tehdä haun pelkällä sanalla "Rata". Järjestelmä suodattaa tämän jälkeen kaikki kohteet, jotka sisältää sanan "Rata"
3. Kohteen kopioiminen
Avattuasi kohteen löydät sen osoitteen vierestä Toiminnot-napin. Klikkaa tästä ja tämän jälkeen klikkaa Kopioi kohde:
4. Kopioitavat tiedot
Mikäli olet kopioimassa asunto-osaketta järjestelmä pyytää sinua vielä täyttämään rapun ja huoneistonumeron. Kirjaa tähän samat tiedot kuin alkuperäisellä kohteella.
Lisäksi järjestelmä pyytää sinua valitsemaan tehdäänkö uudesta kohteesta myynti- tai vuokrakohde. Valitse vaihtoehdoista se mikä myös alkuperäinen kohde oli ja klikkaa Kopioi-painikkeesta.
5. Toimeksiantajien lisääminen
Kopioituasi kohde Linear avaa heti tämän uuden kohteen ja pyytää sinua täyttämään toimeksiantaja(t). Suosittelemme lisäämään toimeksiantaja(t) nyt, mutta voisit tarvittaessa lisätä se/ne myös myöhemmin kun olet lisäämässä toimeksiantosopimusta (kohta 6).
Jos Lineariin on tuotu myös vanhan järjestelmän asiakastietoja / asiakasrekisteri, voisit klikata Valitse-kohdasta ja etsiä Linearin asiakasrekisteristä toimeksiantajaa hänen nimellä. Mikäli vanhaa asiakasrekisteriä ei ole tuotu Lineariin, tai et löydä asiakasta, voit valita Luo uusi CRM-asiakas. Tarkempia ohjeita asiakkaan luomisesta löydät myös tältä artikkelilta.
HUOM: Jos asiakasrekisterissä on monta samannimistä henkilöä, kannattaa olla tarkkana, että valitset oikean asiakkaan! Voit tarvittaessa myös tarkistuttaa, että asiakkaan yhteystiedot ovat kunnossa klikkaamalla kynä-ikonista. Kynää klikkaamalla pääset näkemään tarkemmat asiakastiedot ja voit tarvittaessa muokata niitä.
6. Toimeksianto ja KYC
Toimeksiantosopimuksen suhteen sinulla on pari eri vaihtoehtoa. Voit joko luoda kokonaan uuden toimeksiannon Linearissa, tai arkistoida Lineariin aiemmassa järjestelmässä tekemäsi toimeksianto. Näissä ohjeissa keskitytään siihen, miten saat lisättyä voimassaolevan toimeksiannon Lineariin. Löydät tarkempaa tietoa uuden toimeksiannon tekemisestä tältä artikkelilta.
Siirry kohdekortilla Toimeksianto & KYC -välilehdelle ja valitse Oma sopimuspohja sekä Käsin allekirjoitettu sopimus ja klikkaa Aloita.
HUOM: Valitse aina Käsin allekirjoitettu vaikka se olisikin vanhassa järjestelmässä sähköisesti allekirjoitettu! (Jos valitset Sähköinen allekirjoitus lähettäisit toimeksiannon uudestaan sähköisesti allekirjoitettavaksi.)
Valitse tämän jälkeen Täytä sopimustiedot ja kirjaa Lineariin nykyisen voimassaolevan toimeksiannon tiedot. Pakollisia tietokenttiä (*-merkittyjä) ei ole montaa.
Lisää tämän jälkeen Lataa allekirjoitettu sopimus ja liitteet -kohtaan vanhassa järjestelmässä allekirjoittamasi toimeksiantosopimuksen dokumentit. Lataa (download) dokumentit etukäteen vanhasta järjestelmästä omalle laitteellesi, jotta voit sen jälkeen lisätä (upload) ne Lineariin.
Klikkaa lopuksi Kuittaa sopimus allekirjoitetuksi.
7. Kohteen tiedot
Kohteen tiedot -välilehdellä tarkistetaan kohteen tiedot ja tänne voit arkistoida vanhassa järjestelmässä tehdyn selostusliitteen.
HUOM: Kohteen tietojen tarkistaminen on tärkeää sillä kohteen tiedot ovat saattaneet päivittyä siitä hetkestä kun kohde on muodostettu Lineariin lukituksi tuontikohteeksi. Lisäksi on hyvä huomioida, että lukituille tuontikohteille on tallennettu vain julkisesti näkyvissä olevia kohdetietoja.
Valitse vaihtoehdoista Käsin allekirjoitus tai oma selostusliitepohja ja klikkaa Muokkaa selostusliitettä. Käy läpi kohteen tiedot ja tarvittaessa lisää tai korjaa tietoja. Klikkaa lopuksi Valmis-napista, kun kaikki on kunnossa.
HUOM: Huomioi etenkin seuraavat asiat:
- Kohteen hintatiedot (esim. myyntihinta, vastiketiedot, vuokrahinta) eivät kopioidu lukitulta tuontikohteelta uudelle kohteelle. Täytä ajantasaiset tiedot Linearissa.
- Viat ja vahingot -tiedot eivät ole siirtyneet vanhasta järjestelmästä Lineariin. Täytä tiedot Lineariin, jotta ne näkyvät esitteellä (tiedot eivät näy julkaisulla).
- Linearissa saattaa olla tietokenttiä, joita vanhassa järjestelmässä ei ollut. Voit vielä käydä selostusliitteen läpi ja tarkastaa onko jotain muita tietoja mitä koet, että olisi hyvä lisätä tai päivittää ennen kuin kohde julkaistaan Linearista.
Jatka tämän jälkeen samalla tavalla kuten toimeksiannon osalta: arkistoi vanhassa järjestelmässä allekirjoitettu selostusliite kohtaan Lisää allekirjoitettu selostusliite ja klikkaa Kuittaa valmiiksi.
8. Kohteen asiakirjat
Avaa seuraavaksi Asiakirjat-välilehti Linearin kohdekortilla ja klikkaa Hallitse dokumentteja. Voit tänne arkistoida / lisätä erinäisiä asiakirjoja (esim. isännöitsijäntodistus tai rasitustodistus), joita sinulla oli tallennettuna myös vanhassa järjestelmässä ja jotka ovat yhä olennaisia kohteen markkinointiin.
Vinkki: Jos sinulla oli toisella välilehdellä vanha järjestelmä auki, lataa (download) ensiksi kaikki kohteen asiakirjat omalle tietokoneelle yhteen kansioon. Lisää (upload) nämä sen jälkeen Lineariin.
Voit lukea lisää dokumenttien hallitsemisesta täältä.
9. Esittelymateriaalit ja kohteen kuvat
Kopioidulle kohteelle on tuotu vanhan kohteesi kuvat samassa järjestyksessä kuin ne oli kopiointihetkenä. Klikkaamalla Esittelymateriaalit-välilehdeltä Hallitse kuvia pääset tarvittaessa tekemään kuviin muutoksia ennen kohteen uudelleenjulkaisua.
Voisit mm. muokata kuvajärjestystä, lisätä kuville kuvatekstejä tai piilottaa kuvia näkyvistä julkisesti klikkaamalla silmä-ikonista kuvan vasemmassa alareunassa. Lisäksi voisit halutessasi lisätä kohteelle lisää kuvia. Lisää tietoa kuvien hallinnoimisesta löytyy myös tältä artikkelilta.
Esittelymateriaalit-välilehdellä pääsisit myös tekemään valmiiksi kohteen esitteen jo ennen julkaisua. Tämä on suositeltavaa, jotta esite olisi valmiina jos joku tämän perään kyselee.
Esitteen luomisesta ja muokkaamisesta löydät kattavasti tietoa tältä artikkelilta.
10. Kohteen julkaiseminen
Kun yllä olevat vaiheet on suoritettu ja kohteella kaikki olisi valmista, on aika siirtyä Julkaisu-välilehdelle.
Vinkki: Myyntikohteilla voisit esikatsella julkaisun tietoja DIXU-portaalissa. Esikatselun avulla voit vielä tuplatarkistaa ettei varsinaiselle julkaisulle ilmenisi mitään asia- tai kirjoitusvirheitä. Avaa esikatselu klikkaamalla DIXU-napista Julkaisu-välilehden pohjalla.
Julkaisu-välilehdellä voisit vielä tehdä määrityksiä julkaisuun, kuten valita myynti-alustat ja ajastaa julkaisu.
HUOM: Ennen kuin julkaiset kohteen Linearista on tärkeää, että olet poistanut näkyvistä mahdollisen vanhan julkaisun edellisestä järjestelmästäsi!
Mikäli yrityksessäsi on käytössä Tarkastus-ominaisuus, tulee kohteen läpäistä tarkastus ennen kuin se voidaan julkaista. Lue lisää tarkastuksesta tältä artikkelilta.